時間管理》事事皆「專案」

【經濟日報╱林婉翎】

許多經理人善用專案管理，提高工作效率。太古可口可樂董事兼總經理柯萊恩（Douglas Klein），把這個概念進一步應用在時間管理，把每件事情都視為一項「專案」（project）處理，有效提升生活效能。 每個周日晚上，是柯萊恩的專案計畫時間。他關起門、靜下心，攤開行事曆，開始規劃下周行程，按照事情的輕重緩急，先把重要事件「卡位」。 隔日進公司，他馬上和秘書確認當周行程，接著，再用不同顏色的筆，區分不同的時段，進行行事曆管理，讓自己一眼就曉得：這個時候，該做什麼事。完成初步規劃後，他就按部就班執行每項專案。 「但常有緊急事件，讓計畫會遇到些小意外。」柯萊恩說，僅管計畫周詳，仍有許多預料外的事，打亂原本的生活步調。因此，為避免自己分心原本該完成的專案，他會在電腦的桌面上，列出「每月十大重大事件」，時時提醒自己。 柯萊恩還有個習慣，就是每天8點一定準時抵達辦公室，10點鐘前，盡量不排會議、也不接電話。中間的空檔，他用來沉澱自己，思考每天需完成的工作邏輯。 令人意外的是，許多經理人喜歡使用3C商品，提升工作時效，柯萊恩卻對3C避而遠之。「可能有點年紀了！」他笑說，科技雖然方便人與人溝通，但時間卻也變得零碎，還常得耗時間處理不必要的事物。比如說，垃圾郵件。 工作總是滿檔的柯萊恩，相當樂於工作，多數的時間，幾乎都獻給工作，和生活早難分割，常回到家還得處理公事，總引來家人的小小抱怨。 問他該如何撫平家人的不滿？柯萊恩語氣堅定的說，每周在規畫，每項有關工作的專案時，別忘了，也要把家人的事，列為「專案」管理的項目之一。 【2008/11/19 經濟日報】