自我經營》別亂用e-mail

【經濟日報╱▉邱文仁】

曾幾何時，e-mail已變成上班族溝通最重要的工具之一。它的方便、快速及可追溯性，減輕了很多上班族的工作負荷。e-mail的出現就像天使般，但沒有處理好，就會帶來惡魔般的麻煩。 用辭不當暴露缺點：因為太方便了，發信者無形中會鬆懈下來。有個留美新人報到，寫了一封e-mail自我介紹。這封信整篇不到80個字，不僅把我的名字寫錯，還有另外三個錯字。三年來，一看到她，當初她帶給我的「草率、程度不好」第一印象就會浮現，真的很難抹滅。 一不小心就洩露公司機密：內部透過e-mail討論時，為了讓參與者瞭解事情的來龍去脈，未必會刪掉前面的e-mail。有一次，有個白目同事把一封長達 十幾串內部討論的e-mail，轉寄給協力廠商，不巧的是前面的內容討論的是如何與該廠商談判。這個粗心的同事只花一秒鐘，就洩露了整個內部採買的討論內 容。 此外，電腦軟體太貼心，自動記錄收件人的位址，但同名的人很多，因此寄e-mail常常會「送錯對象」而不自知。如果內容屬於公司機密，那就糟了。 覆水難收：有一次，直屬主管對我有誤會，寫了一封很嚴厲的e-mail指責我。我看了後深感委屈，馬上就寫了一封非常激動的抗議信。幸好，在送出e- mail前，我去洗手間洗把臉冷靜一下。等到回座位再看那封e-mail，才驚覺措辭太過激烈，送出去可就糟糕，嚇得我趕緊刪掉。 在激動狀態下，切忌寫e-mail。因為，當e-mail一送出去，會比說錯話更加覆水難收，而且e-mail可能輕易流傳給很多人，想裝傻不認帳都不可能。 沒有重點破壞形象：有個同事喜歡搞笑，每次發e-mail，都先扯一堆，才開始講正事。雖然他只是想讓工作氣氛輕鬆點，不過，看到後面才知道這原來是「會議通知」時，我覺得，他不僅抓不到重點耽誤我的時間，還透露出「他其實很閒」這個事實。 工作相關e-mail，應在寄件主旨上，標明信的重點，讓收件人決定是否馬上看這封信。另外，在禮貌的簡單問候後，以「條列式」清楚說明要傳達的訊息，可以幫助收件者瞭解應做何回應。 不小心透露他人隱私：網路族樂於分享，但垃圾郵件多到令人困擾。有些人寄e-mail時，把一整串收件人的e-mail address一口氣送出，卻沒有意識到e-mail address和家裡的地址一樣，也是一種「隱私」。 習慣用e-mail的人，不可能回到沒有e-mail的時代。使用e-mail雖然有許多危險，但只要小心運用，還是利多於弊。e-mail是「天使」還是「惡魔」？就由你決定。 （作者是104人力銀行行銷總監） 【2008/11/21 經濟日報】