透視鏡》良好的表達

【經濟日報╱詹文男】

上個月參加一個由產政學研各界組成的科技服務參訪團，行程緊湊，幾乎從早到晚都有會議，甚至連三餐都安排餐會，每個人都疲憊不堪，一上車就開始與周公打交道，有人開玩笑說，真是比新兵入伍訓練還辛苦。 因此，所到之地，若簡報人員精神奕奕、內容精彩，大家還能集中精神與之良好友善互動；若是簡報人員表達方式單調，則對團員是極大的挑戰及考驗，雖有些人仍 能全神貫注，體力較不行的人，就各自發揮創意，有些人藉由發問來抵禦周公的召喚；有些人則打開電腦，自行專注；當然也有體力較不佳的人，就此不支倒地，直 到交換禮物、掌聲響起時才大夢初醒。 以上的場景，大家一定時常面對，顯然很多廠商簡報並沒有符合客戶需求，只是照本宣科的介紹產品與服務。 究其原因應在事前沒有針對潛在客戶的背景及需要進行完善的準備。 一般而言，高階決策主管關注的是，如何為組織尋求更多的機會與創造更大的價值，因此，簡報應從效益的觀點提出更多成功案例，說明個案面臨的問題、如何思考 解決問題、如何透過公司的產品協助讓潛在客戶獲得更大的成功。只要這個過程被客戶認同，自然可以提高他們的興趣，就有機會促成交易。 但多數簡報花費大量時間說明產品的規格、技術、功能、安全性、品質穩定，難怪無法引起聽眾興趣。如果對方是技術主管，當然需要詳細的功能與技術說明，但對CEO而言，這些技術細節並不重要。 因此顧問業者針對內部人員設計「30秒測試」訓練，亦即在30秒內向潛在客戶決策者提綱契領的報告委託計畫。 潛在客戶最高主管通常很忙，只有在搭電梯的短暫片刻，才有時間能夠聽簡報，因此如何在最短時間內，讓他了解並同意你的意見，是重要的關鍵。 言簡意賅的簡報，並非易事。許多叩應節目限制聽眾發言20秒，多數人不知所云，更何況條理分明的說清楚。 從事任何行業都是如此，有敏銳的邏輯思考，就有較大的機會能夠出人頭地。但若表達能力不佳，不能有效說服及影響客戶也是枉然。掌握客戶的需要，鎖定他能了解及感興趣的領域，做最好的準備與呈現，才能達到有效溝通的目的。 （作者是資策會MIC資深產業顧問兼主任） 【2008/11/13 經濟日報】