節流高手》差旅費 事先評估

聯合新聞網 2005-09-07
小楊是一家快速成長的中小企業老闆，參加國際電腦展是公司業務的重頭戲。有一次參展時，他帶著業務經理靜雯一起前往，他發現因為性別不同，住宿成本增為兩倍，從此規定參展人員必須同性，共住一間雙人房。降低差旅費用應注重整體規劃，檢討出差人數、減少旅遊支出與掌握差旅目的是規劃的不二法門。相關的節流方法與概念如下：
1.以「每日定額」支付員工差旅費用。無論員工住昂貴或便宜的飯店，吃大餐或簡餐，公司都給固定的差旅費。
2.評估租購企業招待所的成本效益，以提供出差員工住宿。
3.使用視訊會議，尤其是企業內部會議，以減少員工出差機會。
4.盡可能利用旅遊淡季從事商務拜訪。
5.集中差旅時間、購買有效期限較短的優惠機票。
6.善用網站提供的折扣機會，甚至可以把累積旅遊點數當商品販售。
7.搭乘經濟艙，而把省下的交通費用於其他更有效益的花費。
8.超過六小時的航程， 才選擇商務艙，如此才值回票價。
9.統一住宿旅館（如指定飯店、等級、房間種類），並簽定團體折扣契約。
10.善用信用卡持卡人的權益，如機場免費接送與停車、保險、購票折扣等。
11.任何出差都須經直屬上司簽准，與職務代理人的會簽。
12.費用申請嚴格把關，若有人報帳不實或不當，當立即糾舉。
13.差旅費不只包括機票費用，陸地交通、食宿和各種陸面上的花費都應列為管控項目。
14.選擇交通工具，也可以有效節省差旅費，搭計程車或租車，可改成搭地鐵、公車。中程旅程可考慮搭乘火車，不但節省費用，還可省去登機等候時間，並在路途上使用手提電腦或手機。
最重要的是，確定出差的必要性，取消不必要的差旅，把時間投入更重要的工作。若出差不可免，則要求員工把錢花在刀口上，確實把差旅費用花在拜訪客戶上，要有「與拜訪客戶無關的花費都是浪費」的認知。事先評估與規劃，是節省差旅費的關鍵。
（作者是ERA毅業國際組織台灣區負責人暨中華毅業總裁，http://www.expense-reduction.com.tw;email:era@era-tw.com）