■ 黃潔霞
很多人覺得時間永遠不夠用，但對我來說，我的工作和生活不會很緊張，只要事先規劃好必須做的事和行程，抓住重點，不要讓每件事耗時太長，而且果斷面對問題，懂得放下，時間管理其實可以輕鬆些。
處理事情時，要求自己和別人抓重點很重要。開會前我會要求所有與會者，先蒐集市場情報等各種可能派得上用場的資料，而且每個人都應該先列出自己的問題，和設想自認可行的幾個解決方案，其中必須包括自己最認同的解決方案和底限，因為議題當事人不應該浪費旁人太多時間，為他分析問題的種種癥結和解決方案。
開會時，我會先請和討論議題無關的同事離席，做自己的工作，不必浪費時間在會議中。此外，如果在既定的會議時間內無法獲得討論結果，我會叫停，不會讓會議一直開下去，因為我認為，大家應該另做準備，再找時間做更有效率的討論，否則只是徒然浪費大家寶貴的時間。
由於我的家人在香港，我每個月約有一個周末會留在台灣，其他周末，我常是周五晚上就飛抵香港，一直到周日都和家人及朋友團聚。
即使是這個簡單的私人行程，我也都會先規劃好，例如，待在台灣的那個周末，我會安排時間巡視陳售公司產品的賣場和專賣店，也會和朋友聚會。
我認為，朋友很重要，每個人都需要朋友，在這樣刻意的時間安排下，我在台灣的朋友愈來愈多。
我會在一個月前規劃大小行程，包括上銀行、看店、購物、到上海開會、接待來台灣視察市場的國外訪客，有些行程會在一周前先確認。
當然，我不可能鉅細靡遺地在行程表中涵蓋每件事，但至少我的行程表可以看出我行事的基本架構，也儘量讓行程之間的銜接能流暢，減少不必要的時間浪費。
當行程都安排好時，不要給自己太大壓力，要能允許突發狀況發生，當下或另外撥出時間處理，只要能有效率地工作和生活，不要太在意還有很多細小瑣碎的事沒空做，因為事情永遠做不完。
不論工作再怎麼忙碌，我一定讓自己擁有生活空間。例如，除非趕飛機，我每天中午一定外出吃午餐，一來接觸外面的世界，讓自己的思考更靈活，二來也讓自己暫時抽離辦公室。
在家，我絕對不為公事看電腦，有時難免必須帶資料回家看，以準備翌日的重要報告，但我都是在就寢前一面敷面膜，一面簡單翻閱資料，這是公私兩便。
其實，管理時間時最重要的是，不要怕面對問題。很多人不願面對一些事情，因為在面對的當時不知如何處理，或者猶豫不決，於是乾脆選擇下一次再處理。結果是下一次永遠是重複一樣的情形。
因此，當問題來臨時，要先面對它，最好能當下果斷地決定，如果實在無法立刻處理，就暫時先放下，但務必要在行程表中安排特定時間來處理，否則類似的工作會愈累積愈多，屆時時間管理的壓力也就愈來愈大囉。
（作者是General Mills台灣區總經理）
【2005/08/25 經濟日報】
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