工商時報/經營知識/15版 文：Baljit S. Dail Andrew S. Wes譯：李宛蓉
2005/8/24
企業採購資訊商品常難逃最低成本的緊箍咒，其實資訊長若能與供應商發展緊密關係，兩者良性互動創造的附加價值，更能提高營運績效與執行效率。
在企業資訊化極為普遍的今日，採購資訊產品可說是企業一項重要開銷，不論採購金額多寡，都關係到企業營運績效與執行效率。然而大多數企業在採購資訊技術產品時，最關心的仍舊是成本，很少與幾家可靠的資訊供應商建立緊密關係，以雙方良性互動的附加價值作為優先考量──其實這才是對企業最有利的方式。
麥肯錫季刊訪談了23家分屬不同產業的企業資訊長，了解未來1到 3年他們採購資訊產品的模式、標準和優先考慮，結果發現高達7成的資訊長表達想要與少數幾家資訊供應商發展更堅強夥伴關係的願望，只有2成左右還是以最低成本為依歸。
想要追求與供應商發展更緊密關係的這些客戶，希望達成的理想目標是供應商能夠：
１、更加了解客戶公司特定的技術環境。
２、持續提供建議。
３、協助他們管理即將面臨的技術更新與創新週期。
４、提供最迫切經營問題的解決之道。
舉例說，有一家旅行社新推出線上服務系統，需要找好幾家資訊供應商進行基礎架構大翻修，一開始這家旅行社採取相當強硬的姿態，要求各家供應商把價格壓低，但是不久後該公司就發現，縮短這項更新計畫的完成期限才是最優先的考量，如果斤斤計較價格，遲遲無法上線，反而會讓他們的業務飽受風險。
因此這家旅行社的資訊長改弦更張，採用更開放的原則和幾家核心供應商進行重視建立關係的談判，如此一來不僅雙方協力達成期限要求，增加的成本非常有限，而且創造出一股氛圍，讓供應商成為該公司的長期策略夥伴，不斷提供新構想與建議給資訊長參考。
多數企業即使有心想與資訊供應商建立上述更密切的關係，心態上仍然不改成本至上的緊箍咒，他們視資訊供應商為「純粹交易」的對象，盲目追求最低價格。這種作法的缺點是分析過於狹隘，萬一資訊產品關係到公司的經營命脈，極可能因小失大，譬如旅館訂房系統如果當機，損失將極為可觀，又如商店的存進貨系統攸關生死，如果電腦出錯，損失恐怕超過從採購資訊產品上節省下來的成本。
既然如此，企業應該如何發展與資訊供應商的夥伴關係？
1.分析供應商的重要性
建立關係的第一步是將往來的資訊供應商區分為重要與不重要2類，重要的供應商支援客戶公司的關鍵技術需求，或是量身打造的資訊產品佔客戶公司資訊預算的一大部分，例如電訊公司必須將每一通電話的通話記錄儲存下來，因此提供儲存系統的供應商對他們就非常重要，同樣的，對旅館最重要的資訊供應商就是支援核心訂房系統主架構的業者。
至於比較不重要的資訊供應商，指的是提供標準化產品(像是普通的桌面系統)的業者，這時客戶公司就能精打細算，優先考量價格。
其次，客戶公司應該比較幾家主要供應商所能提供的技術水準，研究哪些廠商的技術與決心對公司的影響最大？他們又能提供什麼價值？有無意願提供額外資源幫助客戶成功？此外，也不要忽略從未合作過的供應商。
2.縮小雙方差異
接下來客戶公司要釐清與資訊供應商之間的差異，身為客戶者必須注意，某些行為不利於建立雙方夥伴關係，譬如把焦點侷限於價格，或是把供應商坦然承認產品可能有瑕疵當作議價的武器。另外，客戶這方隱匿資訊、不定期提供回饋資料，或對雙方關係反反覆覆，都對建立緊密的夥伴關係有害。
把握以下幾項原則可以促進關係的建立：
言明期望。
客戶公司必須明確表達自己的需求，供應商也必須明確同意滿足客戶的需求。
高階主管參與。
客戶公司派任1名高階主管去建立、監督、維護與供應商的關係，證明該公司非常重視與供應商的關係，雙方的高層最好每季定期會面。
分享資訊。
客戶公司若能分享資訊基礎建設、經營計畫、優先考量、技術發展等細節，供應商就能配合提供更有效的解決方案與建議，甚至優先把仍在研發階段的新技術貢獻出來。
定期回饋。
具建設性、有系統的回饋證明客戶的高度熱忱，同時也提供解決問題的管道，不過客戶應該把焦點放在以事實作基礎的評鑑，避免以偏概全或道聽途說的批評。
(本文取材自McKinsey on IT, No.4, Spr ing 2005，《Building stronger IT vendor relationships》一文)
沒有留言:
張貼留言