最佳實務》五要訣 讓內容更有看頭

【經濟日報╱宋靜怡（中國生產力中心服務綜合組經理） 】

9：00 到公司打卡。 9：30 參加業務早會。 9：40 拜訪A客戶。 12：00 午餐。 14：00 拜訪B客戶。 17：00 回公司寫日報表。 18：00 打卡下班。 如果下屬傳到你信箱裡的，每天都是這樣一份不知所云的日報表，身為主管的你（妳），該如何處理？ 組織裡總會有一、二個員工，以虛應了事的心態撰寫日報表。英特爾前執行長葛洛夫曾指出，管理不需要高深學問與複雜理論，只要掌握「直接坦率」的溝通方式與「實事求是」的講理原則。主管想落實日報表的制度，可採取以下方式。 完整交代各種情節：主管想要員工確實填寫日報表，而不是記流水帳，就應該完整說明「遵守的人會怎樣」、「不遵守的人會 怎樣」，而不是「我希望各位……。」就沒下文。此外，主管須經常在公開會議上誇獎日報表「有內容」的部屬；相對的， 私底下找記流水帳的部屬詳談無法落實的原因，並重申自己的立場。 第一時間立即回應：日報表系統的價值在於，主管能把來自四面八方的訊息點石成金。主管掌握資訊後，應在第一時間回應，讓資訊成為有價情報，協助部屬判斷市場，驅動他們拓展業績。 建立情資共有平台：不管是日報表、周報表都有績效管理的重點。日報表著重在業務取得，內容多是戰術性，例如：顧客的營運方式、公司規模、產品特性等；而周報則是找出市場空白處，主要是戰略性，例如：市場情資、價格策略、產品商機、競爭者分析等。 主管可以建立情資共享平台，讓情報共享化。組織成員可以透過平台分享市場最新資訊，即時反映，甚至將失敗、成功案例放在平台上，供成員學習。 當面溝通了解細節：儘管有各式各樣的3C設備，可讓部屬不用面對面地向主管繳交日報表。但每個人對文字的理解力不同，有時難免望文生義、因文疑義，最好能當面說清楚、講明白，以便適時地提供部屬協助。 盡信書不如走現場：旅途中，會遇到形形色色的人；職場上，也會與各種特質的員工相處。難免會有喜歡文過飾非的部屬，善 於在日報表做文章，以掩飾實際現場的情形。主管從日報表中找商機之餘，也需不定期陪著部屬走訪顧客現場，消極面是驗證部屬日報表的虛實，積極面則是掌握顧 客需求，蒐集市場情報。 【2008/09/28 經濟日報】