管理課題》日報表 變身企業情報網

【經濟日報╱蕭雅惠（中國生產力中心綜合服務組助理管理師） 】

在一天工作結束後，填寫日報表並email給主管，是很多職場人熟悉的工作流程。日報表，可以沒有價值到立即被移到刪除郵件的資料夾裡，也能成為老字號企業重獲市場龍頭寶座的重要關鍵。 根據《EMBA世界經理文摘》雜誌報導，曾經是日本相機第一大品牌的尼康（Nikon），因為踏入數位化時代腳步不夠敏捷，因此拱手讓出第一名的寶 座；2007年，Nikon演出大復活，單眼數位相機在日本國內市場攻下43.8%的占有率，超越第二位的佳能（Canon），再度成為日本第一。 周報分享 篩選重要資訊 分析Nikon重返榮耀的致勝戰略，其一是新任社長刈谷道郎下達指令：「讓情報共享」。他消滅部門藩籬，大力倡導「周報」制度，讓第一線情報得以在企業內被重視。周報由課長級以上主管提出，透過內部網路，社長也能在第一時間內讀到。 刈谷因此每周會收到300則以上的周報，他再根據這些資訊，篩選出有價情報，然後直接與提案者對話，透過這種方式了解市場。 制度推行後，Nikon的研發走出實驗室，開發出最符合消費者價位、需求期望，而且功能較為簡單的機種，獲得市場相當大的回響。 此舉，讓Nikon擺脫鎖定男性顧客的品牌印象，女性、年輕顧客增加約40%，市占率節節提高。 無獨有偶，紐約國際顧問總經理陳文敏也善用員工日報抓情報，以維繫與顧客的人情關係。她舉例說，公司裡有位甲顧問專責醫院業務，經常往返各大醫院，也與某 些醫師建立熟稔的交情；另一位乙顧問負責科技公司業務。有一天，乙顧問的日報中註記，某公司主管不久前因身體不適請假一周。 了解情況後，她馬上請甲顧問將比較熟稔的醫生名單，提供給乙顧問，讓他拜訪顧客時，可以利用這份名單，拉近彼此情誼。靠著這個貼心的小動作，乙顧問順利獲得科技公司的合作契約。 組織管理 日周報扮要角 很多企業深知日報、周報在組織管理的重要性。然而，推動時真正要做到質量均等並非易事。 常見的情況是，前幾個月員工認真且仔細地撰寫，之後便草草交代，甚至有的員工每天記流水帳，連影印文件幾次、幾份也列為工作項目，讓不少主管搖頭嘆息。 代理半導體產業原物料的崇越科技，將日報表連結年終績效考核，達到有效管理。 以員工來說，日報表需於一個工作天後至隔日上班前計時繳交，愈晚繳分數愈低，未繳者扣本薪1%，還會被主管關切。 有關報表內容的考核，只要是能提供對業務有價值的分析與建議，就能獲得高分；反之，記流水帳、重複剪貼、內容不實、誹謗他人，會被評為劣等。透過連結考績的方式，讓日報表成為及時的市場情資網。 日本知名作家村上春樹曾說：「世界上沒什麼特別的事，差別在於觀看的角度。」一份報表能否發揮效力，主管的態度是關鍵。 【2008/09/28 經濟日報】