【經濟日報╱▉呂宗昕】
鴻海董事長郭台銘說：「在今天的世界，沒有『大』的打敗『小』的，只有『快』的打敗『慢』的。」
郭台銘有一次到內蒙古考察，巧遇成吉思汗的後代，於是請教他們，成吉思汗當年是如何從戈壁大沙漠揮軍遠征、攻入歐洲？
他們回答，成吉思汗是依照夏季和冬季的太陽下山的方向，來決定攻打的目標。在夏季，因為南方沙漠烈日當頭、酷熱難熬，他便向西邊偏北攻打；在冬季，因為北方天寒地凍、天候惡劣，他便向西邊偏南攻打。
郭台銘認為，成吉思汗之所以會贏，第一要件是贏在選對目標。
此外，成吉思汗的部隊行進神速，每一人帶三匹馬奔馳，由三匹馬輪流上陣。在敵軍措手不及之際，部隊早已兵臨城下，故可輕易克敵致勝。
郭台銘也指出，成吉思汗獲勝的另一個原因是速度。加快速度，即可提前達到選定的正確目標。戰場上講求速度，商場及職場上亦是如此。由速度衍生而出的效率概念，就是致勝的重要關鍵。
那麼，只要講求快速，就可以提高工作效率嗎？其實也不盡然。
工作過程的長短是以時間來估算，那麼該如何衡量工作效率呢？我以下列公式來解釋工作效率的概念：
工作效率＝工作總成果／投入的總資源
其中，工作總成果等於工作完成量乘以工作品質，投入的總資源等於時間乘以心力、腦力、體力的總和。故工作效率可表示為：
工作效率＝〔工作完成量×工作品質〕／〔時間×（心力＋腦力＋體力）〕
根據上述公式，以最少的投入總資源可完成最多的工作量，並維持最佳的工作品質，即可達到最高的工作效率。
時間僅是該公式分母的其中一項，故僅是縮短工作時間，卻未同時降低其他三項，效率的提升程度仍然有限。
此外，工作品質是分子的一項，是與時間無關的獨立項，故時間管理未必能夠顧及工作品質。
按照個人平日的工作完成量及工作品質，可區分為四大類型：
高效率工作者：工作完成量多，且維持高工作品質。
慢工細活者：注重工作品質，但工作完成量少。
粗製濫造者：工作完成量雖多，但工作品質低。
好逸惡勞者：工作完成量少，且工作品質差。
懂得掌握效率者，不但可提高工作完成量，還能同時兼顧工作品質，不會成為完成工作量甚少的慢工細活者，也不會成為隨便交差了事的粗製濫造者。
一般人對效率的概念較為模糊。為了強化自己對效率的理解及重視程度，建議採用「效率T字表」進行自我評估。
請取一張白紙，在紙上畫出大寫的T字，T字左上方寫五個字「無效率工作」，右上方也寫五個字「有效率工作」。接著在T字的左側寫出平日工作缺乏效率的事項，具有不錯效率的事項則寫在T字的右側。
請你也試著利用「效率T字表」進行分析，以瞭解自己的效率「強項」與「弱項」何在。
許多人經過一番自我評估後，會發現自己在與工作績效息息相關的重要事項上均缺乏效率，而真正具有高效率的事項卻是寥寥可數。
當你的T字表右欄的事項數目遠多於左欄時，代表你已邁向成為效率高手之路。如果不然，則請努力想辦法改善目前的狀況。
請謹記──成吉思汗靠著正確的方向與快捷的速度，打敗了敵人。
（作者是台大化工系教授）
【2009/06/01 經濟日報】
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