■ 陳劍明
隨著電子郵件、即時通訊及網路部落格等網路應用工具的快速普及，企業所面對的管理挑戰也接踵而至。近幾年，員工透過電子郵件向外洩密或毀謗、重創企業形象的事件，時有所聞。美國電子政策學會針對840家企業的調查也指出，員工電子郵件及即時通訊訊息，因訴訟及調查而成為呈堂證供的比率，已從2003年的14%上升到2004年的21%。
對許多企業而言，電子郵件已不再局限於溝通功能，其挾帶與流通的商業紀錄等同於實體世界裡獨一無二的DNA，在企業爭訟或法律案件處理上，成為主要蒐證來源及有力證據；加上電子調查的興起、來自法規遵循的壓力，宣告電子郵件歸檔及電子蒐證這項全新觀念的開展。
電子文件成有利佐證
企業在法庭上若無法提出具體的電子文件來佐證說詞，會造成可觀的損失，這可由2005年5月轟動一時的摩根史坦利涉嫌詐欺案窺見一斑。
當時，投資人裴勒曼控告摩根史坦利隱瞞小家電製造商日光公司（Sunbeam）財務岌岌可危的事實，讓他持有的日光股票一夕間變成廢紙。此案經佛羅里達州陪審團判決，摩根史坦利應支付14.5億美元損害賠償金，其中8.5億美元是因為摩根史坦利未能提出法官要求的電子文件檔案。
事實上，企業數位通訊管理上的眾多困境，包括如何妥善管理龐雜的電子郵件檔案、如何安全無虞地進行網路檔案分享或傳遞語音郵件，因為新科技發展而產生變革。
資料蒐證有賴完善管理
傳統上，企業的電子郵件儲存方式多為定期磁帶備份，這表示數千封以上的電子郵件及附加檔案，是儲存在不具備索引功能的磁帶內。在電子郵件系統或資料中心需要快速的災難復原時，這些備份磁帶相當有用，但卻非為資料蒐證目的而設計，因為電子蒐證經常要依照內容來尋找，如關鍵字、主旨，或日期、寄／收件者。
員工筆記型電腦內的電子郵件資料，也是管理上的一大挑戰。因為筆記型電腦內的檔案很容易因為電腦遭竊或系統損毀，而被破壞。要保存這些郵件檔案，必須把每台筆記型電腦郵件紀錄一一備份，以提供未來搜尋之用。由於所需資訊經常來自於高階主管的筆記型電腦，完成備份，勢將打斷他們的日常工作，導致生產力下降。
建立專屬政策與儲存系統
為了克服這些挑戰，電子郵件歸檔及蒐證新技術可以扮演重要角色，透過自動化、智慧型的系統管理，來減低企業搜尋電子紀錄的時間與花費。不論大型跨國公司或中小企業都在尋找合適的電子郵件儲存管理系統，其中又以金融服務產業因為法規遵循的壓力，建置的腳步最快。在美國，證券交易委員會即要求證券公司保留員工的所有通訊紀錄。
針對電子蒐證需求的管理，企業的當前要務是主動建立專屬的政策。首先，決定應該保留那些電子郵件及保存期限：企業可依員工的職階或電子郵件類別，來保留電子郵件，但做法會因產業相關規定及法律而有所差異。每家企業擬定電子郵件保存策略時，可諮詢法律顧問，以符合本身需求。
其次，建置完善的電子郵件儲存系統，確保該儲存系統能即時儲存及索引通過電子郵件系統的訊息，並以原始格式將電子郵件及附加檔案儲存在中央貯藏地，設有特定的保留期限，使電子郵件不被輕易更改或刪除。
最後，全面性考量資料的取得性及安全性，以快速找出所需資料，及避免企業智慧財產及客戶資料遭竊或遺失。
未來，數位通訊管理將以電子郵件為中心向外推展，企業一旦建置良好的電子郵件儲存及電子蒐證策略，不但能達到遵守法規及風險管理等目的，更有機會在其中進行資料採礦等相關運用，讓龐雜的資料不再是管理的重擔，而成為協助營運的寶貴資產。
（作者是台灣賽門鐵克公司總經理）
【2006/02/15 經濟日報】
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