■ 詹俊裕
在公司內部找主管，最常得到的答案是「在開會」。主管老是在開會，究其原因是多數會議是會而不議、議而不決、決而不行、行而不實，結果是問題無法解決，問題不能解決，就會一再發生，發生問題就再開會，周而復始，就有開不完的會。
事實上，開會是必要的，但應確實掌握開會的目的，事前的安排、連絡更不能疏忽，以避免會議變得冗長而無聊，徒然浪費大家的時間。
企業的部門會議大致可分早會、小組會議、幹部會議三種，目的不同，所需時間自然不同。
早會：由同仁輪流擔任主席，召開頻率依單位性質不同而互異，營業單位也許較多，內勤單位原則上一周一次即可。早會的目的主要在宣導重要公文、活動，同時鼓舞士氣、建立共識、凝聚向心力。
有些企業廢除早會，以公文傳閱方式傳達訊息，常失去時效性且流於形式，其結果是誤會一籮筐，公司的美意經常被扭曲。主管應主動利用早會說明重要訊息，以形成共識、避免誤會。營業單位較常利用早會做經驗分享，以提高士氣、提振業績。早會建議不要超過30分鐘。
小組會議：由組長主持，利用會議時間了解每一位成員的工作狀況，並透過報告及詢問協助他們深入了解組內事務，所有成員亦可利用此機會了解組內其他人的工作狀況，以互相協助、支援。
組長亦可利用小組會議說明其他小組的工作要求及狀況，以期部門下各組互相了解支援，以完成部門使命。小組會議，原則上每周一次，且方式可以活潑一些，不要太呆板，以免失去溝通、建立情感的意義。
幹部會議：依需求不同，可每周或隔周召開，由經理主持，各組長報告一周來的工作情形，及未來一周預定的工作，以期各組長互相了解並互相支援，同時利用幹部會議時間建立共識，決定各種工作的優先順序，以滿足客戶需求。
同樣是開會，有的單位效益奇佳，有的單位卻虛應故事，不但沒達到目的，反而造成許多負面效果，這與會議的氣氛很有關係，考驗會議主持人的功力。主管必須具備掌控會議的能力，同時要有良好的EQ。許多人開會從不多言，因為怕說錯了會挨罵，因此身為主管，若沒有足夠的雅量，員工一定會有「多做多錯，少做少錯，不做不錯」及「多說多挨罵，少說少挨罵，不說不挨罵」的心態。如此，公司的問題，怎會有人願意多管閒事、多做建議、多做改善？
為了讓部門運作順暢，主管須培養開會的技巧，並懂得掌控EQ，否則將忙、盲、茫而徒勞無功。記得公司內數年前推動5S活動，其中提到123的觀念，也就是「報告不超過一張A4紙，會議不超過兩小時，公文簽呈不超過三個印章」，各位主管，你掌握這個原則了嗎？
（作者是新光產險總經理）
【2005/12/28 經濟日報】
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