■ 孫蓉萍
「今天又要加班了! 」「會開那麼久，害我事情都做不完! 」相信很多人都有這種經驗。如何才能提高工作效率？
任職於東京都內一家軟體開發公司的加賀由香里今年幾乎沒加過班，不是因為她的工作量減少，而是她的工作效率比去年提高許多。
她每天上班第一件事，就是先排出工作的先後順序。她的工作之一是向往來企業要求匯入貨款。這類工作得和對方交涉許久，以前她總把這種苦差事排在最後，今年開始，她把這項工作排在第一，因為最辛苦的工作做完以後，接下來工作進度就會很快。
每周初她也會制訂當周的計畫，把「對自己的約定」輸入電腦內，自己必須獨立完成的工作也會寫上期限，要求自己如期完成。
1980年代後期，日本開始引進這種「時間管理」的觀念，近來由於企業瘦身，每個人的工作量增加，時間管理再度受到重視。加賀由香里去年秋季參加介紹這種方式的講習後，改變工作方式，主管發現她做事俐落多了。
日本時間管理普及協會理事行本明說指出，與其說是「時間管理」，解釋成「工作管理」更適當。他說：「不論主管或一般員工，工作都可以訂出四個時間點。」區分方式是先把工作分成自己能獨立完成以及必須和別人共同完成的部分，這兩部分開始和結束的時間就是具關鍵性的四個時間點。訂出這四個時間點（亦即決定自己要投入多少時間），就能提高工作效率，但一定要遵守時間表。
一般人忙碌時，會省略「不必要的工作」來提高效率，可是輕鬆時，如果不找出必須先完成的工作，做起事來往往欠缺章法，效率不佳。做完必須優先完成的兩成工作以後，會覺得好像已經完成八成的工作，心情輕鬆許多。
此外，上班族常遇到臨時有工作插進來的情況，沒辦法照原訂計畫進行。行本明說的建議是「把自己能獨立進行的工作，壓低到所有工作的三成左右」。上班族通常工作內容有四成必須自己獨立完成，六成要和別人一起完成。把必須自己完成的工作比率調低一點，突然接到新工作時，比較不會慌了手腳。
加賀由香里說：「能管理自己的工作以後，不會為同事帶來麻煩。」自己準時，也不會耽誤同事和上司的工作進度，利己利人。（取材自日本經濟新聞）
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