好書導讀》靠知識賺大錢

■ 熊培霖 書名：產品研發專案管理 作者：詹姆斯．路易斯、路易士．黃 出版：麥格羅．希爾 產業界普遍缺乏對兩套知識寶典的認知與學習，即「系統工程」與「專案管理」；任何研發者若沒有建立這兩套知識及能力，根本不可能達成研發使命…… 國內高科技產業營收雖能屢創新高，利潤卻逐年遞減，原因是我們的產業大多缺乏自有品牌、缺乏本書中所說的「對顧客需求的掌握，與全系統產品開發」的能力，只能做國際大廠OEM或ODM供應商，利潤完全來自產量的不斷擴張。我們只能靠效率（把事做對）賺錢，而無法靠知識（做對的事）賺錢。 再做進一步的分析，就可以發現產業界普遍缺乏對兩套知識寶典的認知與學習，即「系統工程」與「專案管理」。前者是「瞭解顧客需求→分析顧客需求→設計產品及製程→生產產品」的全套知識及能力，後者則是「如何既有效率又有效能地跨功能整合的一套系統化的管理準則」。 事實上，任何研發者若沒有建立這兩套知識及能力，根本不可能達成研發使命。相較之下，目前那些具有系統整合能力的國際大廠，靠這兩套知識與能耐，就能在每100元的產品利潤中，賺取85元，而我們的代工廠只能賺15元，未來還可能賺得更少。 對於一位專案管理專業人員而言，本書所敘述的專案管理知識與方法可算是淺顯而易懂，所以我不談專案管理的技術性問題，但書中強調的有關產品研發專案管理的許多重要觀念，卻有相當大的啟迪作用。看完這本書後，最感到興奮的就是路易斯博士所提到的許多觀念，和我以往的專案工作經驗、教學與研究上的心得不謀而合。 專案管理 企業核心能力 本書首先談到新產品上市速度，是決定公司成敗的最關鍵因素；這也是以產品研發為導向的公司，不得不重視系統工程及專案管理知識與技術運用的原因。因為它們的核心價值就是快速有效地發展產品，甚至縮短產品從概念發展到需求定義、研發、生產、上市行銷、銷售與客服的時間。尤其是目前大多數高科技產品生命周期都非常短暫，除了搶產品上市的先機，還要不斷推陳出新；否則稍有閃失，可能就會被毫不留情的市場所淘汰。 因此，以創新及新產品開發為主的企業，專案管理的知識、程序、工作方法、標準與制度，乃至逐漸形成的文化，已成為其核心能力的一部分。我在中央大學教授EMBA專案管理課程時，有位擔任研發副總的學員告訴我，在台灣業界，許多從事研發工作的人已習慣地認為，所謂的R&D指的是「重做」（Rework）及「延遲」（Delay）。其實，這就是長久以來研發者本身不重視或不擅長專案管理所致。 承如路易斯博士所說，要完成專案，最快的方法就是要達到「在第一次就做對所謂『及時專案』（right-on-time project）」的境界；因為，它不會耗費額外的成本。研究顯示，約30%的專案成本花在「重做」上，而造成重做的兩大主因是不善的規劃、不斷改變的專案範疇。 談到規劃，許多專案管理者所犯的最嚴重錯誤，不是完全不做「專案計畫」，就是把計畫當作是「作秀的樣板」虛與委蛇罷了。有些人甚至認為「既然計畫趕不上變化，那就且戰且走，或乾脆就不做計畫。」我常在課堂上說：「專案唯一不變的法則，就是它一定會變。」重要的是如何做好「變更控制」，這是專案管理特別強調的。此外，計畫最重要的目的是要建立「基準」（Base-line）；沒有基準，專案就沒有執行的依據，也就無法控制。 至於對專案範疇的掌控，更是專案管理者最重要的責任之一。任何一項新產品的開發，必須先定義明確的需求，才能清楚說明專案的範疇，包括產品的功能、特性、規格及外型。對專案團隊來說，若對產品需求不夠清楚就貿然進行，或是經常改變規格、卻未做有效的控制，通常都會造成專案失敗。因此，控制專案的範疇及其變動，為因應市場變化而不得不改變專案範疇等問題，是專案經理最大的挑戰。 專案經驗學習 不可忽視 書中，和我的想法最契合的就是專案「經驗學習」部分。在華人社會推展專案管理的思維，最大的窒礙就是「不擅做文獻記載及不喜歡傳承經驗」的民族文化缺點。中華民族對人類科技文明的貢獻，5,000年的歷史文化也僅止於指南針、印刷術及火藥，且予以發揚光大的還不是我們，遠不及西方文明近二、三個世紀在科技上的表現。原因之一就是，我們過去就算有再好的技術，一直都是「師傅傳徒弟」式的（師傅還常留一手），而非記載下來以廣泛留傳並供人學習。時至今日，我們的工程師與科技人員不擅寫「文件」早已是見怪不怪的事（我們的大學與研究所也未提供這樣的訓練），遑論研發團隊在記錄產品整個發展的過程方面，會有什麼特殊獨到的能耐。 我們有太多的專案是「凡走過，必不留下任何痕跡」，在一個組織內，甚至不知有哪些專案正在進行或曾經存在。有些專案離譜到既不寫專案計畫書、不留存任何紀錄檔案，更不做結案報告，當然就不會有任何的「經驗學習」。我常告訴我EMBA班的高階主管，不要只是看到那些成功企業目前的光鮮亮麗，要知道他們的成功是建築在多少失敗的專案上，他們永遠會記取失敗的經驗（留存重要的數據、資料與文件），且將之前專案所犯的錯誤，當作是最有價值的教訓，並作為員工最佳的訓練素材。因此，企業的成敗，最大的差別就在於是否「聞過則喜，絕不貳過」。 專案中任何一個錯誤都應該檢討，因為同樣的錯誤在未來的專案中可能會重複出現。此外，專案中不論是好或不好的部分都要收集起來，給未來專案參考運用，定期進行「學習經驗」檢討，應該成為每個組織文化的一部分。 （作者是中華專案管理學會理事長、PMI專案管理學會台灣分會理事長、美商PSIG國際專案管理顧問集團大中華區執行長） 【2005/03/26 經濟日報】