開會手冊》會議 別超過兩小時

■ 孫蓉萍 「開會開這麼久還做不出結論！」很多上班族都會碰到這種狀況，與會的人萬般無奈又無力解決，因此懷疑會議主持人的能力。究竟要怎麼開會才能提高效率呢？ 「怎樣的會最無聊？」被問到這個問題，一定有人回答「會議太冗長」。只要不是特別重要的會議，不少人都在會議進行中打瞌睡。 聯合公司東京總務部長岡本讓說：「會議時間最好不要超過兩小時。」岡本讓去年夏季開始參與東京總公司喬遷計畫，今年5月搬遷完成前，每天都有開不完的會。有時開一次沒辦法做出結論，儘管如此，他開會還是不超過兩小時，因為根據他的經驗，兩小時是一個人集中注意力的極限，「在疲憊時做出的結論通常都是錯的」。 會議主持人必須留心會議進行狀況，發現與會者的討論偏離主題時，要立刻拉回正題。這樣還是無法討論出結果時，主持人可以要求相關人員第二天做出結論。 有些會議的問題出在沒人發言，反應不佳。事先把題目細分成幾個子題，與會者就比較容易貢獻自己的智慧。佳能銷售公司的須賀重之認為，決定會議成功與否的因素中，七成來自事前的準備，因此他特別重視開會通知的內容，會明確告知與會者這項會議的主題、目的等，這樣與會者提供意見的質與量都會大幅提升。 主持人也要先做功課。讓與會者當場才思考、發表意見，效率會非常低。如果主持人讓與會者發表自己針對主題事先想好的結論，就容易歸納各方意見。 除了會議當中的努力，事前也要多溝通。賓得士公司安全部長松下宏說：「召開會議時，事前的溝通很重要。」先告知主題是理所當然的，而且最好是具體的題目，不要太過空泛。此外，與會者最好不要老是固定的幾個人，因為這樣結論往往有偏頗之虞。松下宏就常找新進員工開會，他們受公司影響的程度還不深，容易提出新鮮的意見。 （取材自日經產業新聞） 【2004/12/27 經濟日報】