上班族》精準管理時間

【經濟日報╱周怡秀】

與位於不同時區的歐洲同事約好下午5點電話會議。臨時有個會議延誤，預計無法在5點結束，因此在約定時間前一小時，我發mail通知他更改時間。 他的反應是：會議時間是你訂的，你怎麼沒計劃好？我覺得不太好意思，只好迅速結束前一個會議，依照約定時間進行電話會議。 這位同事準時在5點打電話給我，討論的過程很有效率，進行近30分鐘時，他提醒我時間差不多了，問我還有沒有什麼問題沒有提及的，我們很順利的在5點半結束這通電話。 【心得分享】 上班族免不了要開會，不過，「準時」開會，並「精準」掌握開會節奏，並非易事。很多時候，會議排的太密，一控制不好，馬上產生連環效應，導致每個會議都往後延誤，影響許多人的時間。 讓會議準時召開，是會議主持人的義務。「精準」掌握開會節奏，則有賴議程明確、參與者事先準備，並確實控制討論時間，若時間真的不夠用，只好另闢時間再談。 透過一次次的練習和修正，相信對開會時間的掌控和敏感度會愈來愈好。（作者任職外商公司） 【2009/03/26 經濟日報】