每天超時工作，卻總是無法好好處理最重要的事？在不同會議間疲於奔命，還得忙著應付下屬的問題？管理便利包敎你掌握五大法則，讓你輕鬆處理工作，變身聰明主管！
作者：張漢宜 出處：天下雜誌
別再忙得像無頭蒼蠅！許多主管常抱怨，自己每天超時工作、忙得要命，但重要的工作事項卻沒什麼進度，不曉得時間究竟都花到哪裡去。
管理大師彼得．杜拉克曾說，「時間是最匱乏的資源，若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。」
要懂得管理時間，首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。有些人做事隨性，沒有規劃；有些人有規劃，但規劃不切實際；有些人有切乎實際的規劃和時間表，但從來做不到。修練以下五項法則，從內到外做好時間管理和有效利用時間。
法則1 分辨緊急和重要
許多人常覺得自己忙得暈頭轉向，但一段時間下來檢討進度，卻落得個「無事忙」的結論，因為大部份的時間，都奉獻給了緊急卻不重要的事情。
生活和工作上的大小事，其實都可以以「緊急」為經，「重要」為緯，分為四個象限：一、重要且緊急，二、重要但不緊急，三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。
仔細思考上述四類事情對你的意義，來安排工作的優先順序。這四個象限，正應該是時間和精力分配的優先順序。
1.列一張表，將年度、季度及每月的工作目標列出。
2.訂出上述工作目標的進度。
3.根據重要工作目標的進度，分配每天的工作，將大部份的時間分配給「重要且緊急」和「重要但不緊急」的事。
4.用零碎時間和出外用餐時間，處理「緊急但不重要」的事。
5.盡量不要去做「不重要也不緊急」的事。
法則2 管理「被打擾」
一名媒體視覺總監外號叫「丁董」，他既不姓丁，也非「董」字輩，而是他因應「被打擾」訂下每天下午三點，有事找他的人，可以到他辦公室外按「叮咚」，其餘時間，除非既緊急又重要，否則一律「不准打擾我」。「叮咚」，於是成了他的外號。
「被打擾」，是主管的天職，每一天，每個做主管的人，不管你多忙，都會面臨部屬找你請示、討論、求救。和部屬協調出一套模式，一樣按照「重要」與「緊急」的分類，請部屬運用不同的工具和時間和你互動，比方重要又緊急的事，當然最好當下、當面溝通；重要但不緊急，則用電子郵件或固定例會溝通。
1.預留「被干擾」時間，讓其他人知道什麼時候可以去找你談事情。
2.要求部屬按事情的輕重緩急，搭配使用不同的工具和時間來「打擾」你。
3.訓練部屬把問題一次問完，讓你可以一次回答所有的問題。
法則3 在同一空間和時間 盡量做愈多事愈好
常看到有些人經常在不同空間之間跑來跑去，浪費很多時間移動。訓練自己，要移動到下一個空間前，先想一想，有沒有什麼事情，是可以一併處理的？有哪些事情，是要用到同一空間、同一工具，這些事情，最好集中處理。
譬如設定每天某個時段來統一處理回覆電子郵件，或一次把該打的電話全部打完。
檢視一天的工作表，看看自己除了在辦公室之外，是否還必須到其他單位接洽或開會，是否有些需要溝通的人與事正好在同一個地方，可以順便一次解決，省下再跑一趟的時間。
1.以「同一時間可處理」、「同一地點可處理」將工作分類。
2.明確掌握在那段時間內要處理多少事，將時間妥善分配運用。
3.打破「完美主義」迷思，別固執在某件事上，必要時加快速度。
法則4 記錄 管理 整合時間
1.從整體的角度來了解你的時間都用在哪裡：從一天、一週、一個月不同的層次來檢視，你的時間是如何用掉的。
2.抓出浪費時間的魔鬼：量化比較之後，你會驚訝地發現，原來自己竟然在某一件不重要的事情上花了那麼多的時間。找出浪費時間的癥結，就能思考如何改進。
3.了解你的「生理時鐘」：熟悉自己精力與腦力的巔峰時段。決定把這些不同層級的精力花在哪裡，在工作效率最佳的時段做最重要的事，把低潮時段用來做較不重要的事。人不可能整天發狂似地高速工作。
1.把時間列表管理，弄清楚平常都把時間用在哪些地方。
2.把零碎時間整合為完整時間。
3.哪些工作今天應做完而未完成，列入明天的工作計劃中。
4.每週固定留一點不被打擾的時間、空間給「思考」。
法則5 重要事項 設凍結點
一百分的決策，但時機延誤，比不上八十分的決策，但及時決斷。很多主管斷事拖拖拉拉，又喜歡部屬凡事請示。小事授權，大事設決策凍結點，也就是訂定最後決策的期限，期限一到，便不可再推翻原來的決策。
1.依事情的輕重緩急，訂定授權部屬自決的界線。
2.重要事項必須設定下決定的最後期限。
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