【經濟日報╱何秀玲】
開會前若能有所準備，事先溝通議題，開會更有效率，也應依據與會人士的工作性質，安排開會時間，重要會議時間不可延宕過久，超過一小時半的會議，可能效率不彰，因此主持會議技巧相形重要。另外，開會不帶筆記型電腦，更容易專注會議內容。
不帶筆電出席 專注與會
開會前，應提早告知會議相關內容，以便與會者提前準備，有利會議進行。奇士美總經理李琳媛表示，奇士美的大型業務會議，因全台所有業務幹部都要參與，彼此需將手邊活動和會議時間錯開，因此開會時間通常在一個月前就必須預定，並事先公布議程、地點，會議相關的資料更應提前通知與會人士。開會前一個星期，也該把討論的資料、內容先交給主席統籌，與會者才能將議題完善地準備，大家也能知道，當日開會有何議題討論。
開會應根據與會者的工作性質，訂定開會時間，才能有效利用珍貴的會議時間。李琳媛提到，從前奇士美主管會議，每個星期固定開會，卻發現浪費時間。因為負責業務或外部主管，職責是在外接洽業務，公司開會過長，難以進行自己分內的工作，甚至可能於開會期間不斷接聽電話。因此，之後奇士美的主管開會時間，修正為每兩星期一次。
開會時間長短也十分重要。以奇士美的經驗，李琳媛說固定的高階會議，開會時間若進行一小時半，會開始降低效率，因此最好不超過兩小時。
奇士美最近也正推行「開會不帶筆電」的開會方法，希望與會者不攜帶筆記型電腦。李琳媛認為，與會人士撥出時間開會，就是希望能聚焦會議議題，減短會議時間，但若在開會中使用筆電，容易做與開會無關的事，也難以專注在會議上。
「職司龍套，開會先到。閉目養神，眼帶微笑。少發意見，多聽報告。」雖是開會玩笑話，卻傳神形容開會狀況。
會議前與會者必須預先準備會議內容，發言不過於浮誇。主席也應具備控制開會時間、企業的技巧，臨時會議不強迫得出結論。複雜議題應另成立小組討論，並尊重少數意見。
會議相關內容 提前告知
1111人力銀行公關總監何啟聖認為，會議前要上台報告者，應先準備開會議題，並將當天會議報告的內容，預先寄給每位與會者。報告者在開會時，只需要口頭引申說明即可。與會者也能會議前得知內容，而非到會議現場，才臨時抱佛腳。
何啟聖說，以1111的目標性會議為例，通常選擇接近下班時間前一小時。因大家的工作此時都有最新進度，是今天所有工作的總結，可檢討、可定下目標。也因近下班時間，開會更有效率。
何啟聖認為，臨時會議有時難以當場得出結論，不要強迫與會者「為了回答而回答」，可以當成是一個動腦會議，讓與會者回去準備或思考問題後，爾後再開會，也是提升效率的好方法。
技巧控制時間 聚焦議題
主席控制會議時間、氣氛的技巧十分重要。他舉例，有些老闆在會議開頭時，花費過多時間致詞，因此延長會議討論。主席此時應有控制時間的技巧，提醒主管致詞時間；遇到意見不合，產生爭執火爆場面時，應負責緩頰、維持秩序，會議才不會因為爭執，讓會議時間延長，議題失焦。
何啟聖認為，會議結論時，應將意見分類，達成共識後就可下結論。而會議結論常會忽略少數意見，但正因是少數意見，所以珍貴，討論結論時，主席應特別提出，才能讓少數意見者感到受重視，才有能見度。討論議題出現多種複雜的意見時，則應擇日成立小組討論，才不會浪費開會時間。
「對主席和老闆來說，主持會議是寂寞的一件事。」何啟聖說，因為他們除了必須掌控各方發言，也是主導會議成敗的關鍵人物。主席應掌握開會時間，事前也可先提示報告者預先準備，才能在會議進行時，產出最好的效率。
【2011/06/24 經濟日報】
沒有留言:
張貼留言