【經濟日報╱吳育宏】
大部分業務人員都希望將時間花在客戶身上，並減少行政作業、開會報告的時間。但是，業務主管總是希望對團隊成員的日常活動、績效狀況有更多的掌握。
看似對立的兩個角度，最佳的交集就是一個高品質的業務管理報表。令人吃驚的是，許多業務團隊管理報表資訊不齊全（怪罪ERP,Enterprise Resource Planning 系統的限制），或 欄位多到令人眼花撩亂（歸咎業務經理讀了太多企管理論）。
業務管理報表應該要完整涵蓋事業單位最重要的關鍵績效項目。除了傳統的營收與毛利，有庫存壓力的產業應該包含「銷售預測達成率」、「庫存周轉率」等；依季節有不同產品組合策略的企業，則需要將不同產品的銷售成果分開統計與呈現，以反映出業務人員的執行力高低。
在許多業務開發周期較長的產業，例如工業產品、大型工程案等，當月產生的營收經常是半年甚至數年前業務開發的成果。或是在營收集中度高的產業，少數大型客戶就占單一業務員或業務部門的大部分營收。在上述狀況採用制式的管理報表項目，就看不出業務人員當下的努力程度，也不容易呈現客觀的績效，當然也就達不到預期的管理效果。
許多業務員將重要客戶的開發列為每個月的工作重點，但是重要客戶的名單卻經常更換，每個月實際的開發成果其實非常有限。此時若將營收數字進一步拆解為「總營收」與「來自新開發業務的營收」，才能真正看出營收組成（Revenue Portfolio）的本質，進而有效檢討業務活動和資源的分配。
論語說：「工欲善其事，必先利其器。」每一位業務經理都應該客觀檢討管理報表的設計，用最精簡的欄位、涵蓋最完整的資訊，並且確保第一線的業務員充分理解其意涵。
高品質的溝通，是建立良好管理制度的基礎。而一張看似單純的例行管理報表，實則扮演了至關重要的角色。
（作者是企管顧問公司高級顧問，部落格網址 http://吳育宏.台灣）
【2011/03/14 經濟日報】
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