2006年4月16日 星期日

行動辦公室為效率加分

■ 林永記
據IDC研究報告指出,2009年全球行動工作人口將從2004年的6.5億成長至8.5億以上,約占全球人力資源四分之一強;另一研究機構顧能集團(Gartner Group)公布,2004年全世界超過45%的上班族,利用無線行動裝置處理日常工作。由此可見,行動辦公室(Mobile Office)的需求愈發受到重視。
企業行動辦公室制度可說是企業e化的延伸,目的在於促進企業的營運效率、降低營運成本、提升顧客滿意與開創市場商機等。當中,最直接的效益是節省辦公室空間與通勤的各項成本,以及緊密地與顧客保持良好關係,從了解顧客的需求中進而解決顧客問題,是一種達成顧客滿意的新思維。間接的效益是營造一種新的組織氣氛,使員工有新的生活方式,甚至鼓勵員工在家上班,以電腦與公司連線,迅速取得相關資料,使工作更有效率,讓公司能隨時掌握狀況。
規劃行動辦公室的核心精神,除了不必為辦公室的大小費神,主要在於無論組織如何變動,員工都可以因為其特有的移動性,來達成企業賦予的任務。也就是說,員工只要在可上網的地點,就可以與企業內部的資源進行互動,產生運轉的機制和生產力。
M化辦公 與顧客更緊密
在此,提供成立新世代行動辦公室的行動步驟,以供參考:
找出企業對行動辦公室的功能需求:企業應先釐清需要什麼樣的辦公室,包括空間的配置模式、希望藉由空間設計導引出哪些組織能量、員工的真實需求、組織文化的強化與整合,以及要實施M化的單位或部門、對象等。
盤點企業目前的資訊化程度:紮實的資訊化程度將是推動行動辦公室的利器,這包括企業內、外部基礎網路建設是否完備,資訊應用系統環境是否足以支援未來M化工作者需求,資訊人員的技術能力及企業後端的資料倉儲基礎設施是否穩固等。
選擇合適的系統整合服務廠商:建構行動化辦公室所需服務項目眾多,除了規劃辦公室格局的設計公司,尚包括企業上網服務的固網業者、交換機與電話語音業者、提供套裝或客製化軟體的軟體廠商,以及提供電腦設備或行動裝置的硬體供應商等。一般提供M化服務的業者多半無力獨自完成全面服務,因此選一個能夠提供整合與解決方案的系統整合業者,可以為企業找出最佳組合。
企業文化塑造與員工教育:行動辦公室確實是一項改變員工工作習慣的大變革,企業在推動M化變革時,尤應注意企業文化的接受程度,對員工內心的衝擊、員工在心態需進行的調適,以及組織所需的適度調整與規範。教育員工的目的,除了熟悉新系統與硬體設備操作外,主要在於化解員工對M化的抗拒。
實施後的績效評量:成功的行動辦公室不只是節省成本及提供員工便利性,同時還必須滿足企業的需求,真正為企業帶來效益;評量M化績效有幾項,包括M化導入成本、更有效運用辦公室座位、企業形象、員工滿意、顧客滿意、潛在業務能量以及企業未來發展等有形與無形效益。
以中國生產力中心的行動辦公室為例,主要的設計概念在於,業務部門人員共用座位及保留必要的行政支援人員固定座位規劃,在每個座位上提供電話及連上網路的共用個人電腦,並力行桌上整潔(5S)運動,隨時保持桌上清潔、可供任何人使用的狀態。員工進入辦公室選定座位,並把員工編號鍵入電話話機,電腦即知道該員工坐在何處及作為總機連絡之用。
工作環境 快速反應溝通
CPC本身也自行開發一套完整資訊工作平台,包括內外部溝通(電子郵件、語音郵件、視訊會議、網路公告欄)、員工出差行蹤、差旅假單的申請與核准、日常工作營運e流程、顧客服務報告及輔導智庫等都透過此一平台來實行,以達成資訊分享、知識分享、溝通與快速反應的辦公環境。
有了打造行動辦公室的經驗,CPC近幾年開始對外提供服務,分享自身經驗。整個服務團隊包括擁有M化實務經驗的經營管理與IT領域顧問,提供企業規劃與建立行動辦公室的顧問服務,內容包含:規劃不同任務形態的員工適用範圍;建立M化的IT配套系統;目標管理與績效評量的調適;全面實施前的試行計畫考量;建立與維持員工向心力機制等。(作者是中國生產力中心資訊事業群總監)
對行動辦公室有興趣的讀者,可洽吳昭瑩(26982989轉1974;1974@cpc.org.tw)、林雅莉(26982989轉2079;2079@cpc.org.tw)
【2006/04/16 經濟日報】

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