2006年5月14日 星期日

做好產品資料管理 競爭力將倍增

■ 陳泓名
在知識管理觀念尚未普及之前,大部分中小企業對於研發部門所累積的研發經驗,只能靠所謂的「老師傅」來傳承,或因研發人力經驗不足,使得產品研發過程所產出的知識技術文件無法完善記錄,或因獨立分散在企業各角落中,且無法交換互通。
再者,企業的研發經驗也常常隨著人員的流動而消失,導致研發知識價值無法有效的累積,讓產品研發過程重複發生設計錯誤,為解決所發生的設計問題,必須重複投入人力、物力、財力,而造成研發時程一再延遲,成為企業競爭力提升的一大阻礙。
產品技術文件管理,在研發知識管理的架構中扮演十分重要的角色。歷經數代的更迭,研發技術文件管理已由純粹設計部門的圖檔資料管理,提升至擔負企業永續生存的重責大任,與扮演新進人員教育訓練的最佳範本。
研發技術文件管理必須涵蓋公司經營層的策略目標,確立產品開發計畫合理性與相關專利規避模式,記錄客訴抱怨與解決方式,並將產品資訊同時整合企業的科研能力、市場資訊與製造技術,使得企業能兼顧速度與創新,提供滿足消費者需求的致勝產品。
要統合這些龐大的文件資訊,以及協同其他部門共同合作並不易。尤其當今有很多企業的研發部門在台灣,製造基地在東南亞或中國大陸,業務部門則分布世界各地,時空的差距使得產品資料蒐集成為一大考驗,對於技術文件管理更是一大挑戰。
幸好近年來受惠於資訊科技的發達,透過四通八達的網際網路,企業資訊即時傳遞,不管是影像、圖檔、文件、數據等資訊,都能透過適當的知識文件控管機制,讓人員和部門適時適事地獲取需要的資訊,作為新產品開發的重要依據。
經驗最大的功能是鑑往知來。從不斷開發產品所累積的技術經驗,或不斷從錯誤中學習而得的經驗,能夠幫助研發人員在產品研發過程中,確認可行的方法或模式,直覺找出當前所發生的設計問題,與過去發生的問題之間有何關聯,與相對應的解決方法。
研發經驗可謂企業的核心競爭力,很多企業隨著研發人員離職,研發經驗傳承上產生知識斷層。要累積企業的研發經驗,可以藉由資訊科技來輔助,透過知識管理平台建置,讓所有研發會議資料、產品資訊、市場資訊、科技新知、同業訊息、社群討論等分門別類存在資料庫中,讓企業內部人員即時分享,集體學習,有助於了解彼此的專業領域。同時,要先認清對於研發經驗傳承極有助益的,並非資訊科技本身,而是樂於分享的企業文化。
要充分發揮研發經驗、創造價值絕非一蹴可幾,有賴於經驗的傳承、分享、溝通,形成研發創新活動的深厚基礎,如此才能讓企業在全球競爭的環境中,處於不敗之地。
(作者是中國生產力中心顧問師)
【2006/05/14 經濟日報】

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