2008年1月22日 星期二

時間管理》找出忙 的原因

【經濟日報╱林婉翎】
相信很多人每天過得庸庸碌碌,被一堆事情搞得焦頭爛額,靜下心來,才赫然發現自己,「不知到底是為何而忙?」
不妨把自己從忙碌的情境中「抽離」出一段時間,試著站在制高點審視每件事的邏輯脈絡,找出自己「究竟為何而忙」,便可以提升工作效率、有效達到時間管理的目的。
趨勢科技台灣區總經理洪偉淦,就是如此做好時間管理。
「當你每天都為類似的事情滅火時,卻沒有仔細思考,自己為何而忙?只會讓自己的身心愈來愈疲憊。」洪偉淦說。
洪偉淦之前廣泛閱讀坊間各類時間管理的書籍,歸納各書傳遞的時間管理智慧,不外乎「先解決最重要的事情,再解決次要事物」。
但後來他發現,在排列組合每件事情重要性的同時,新的工作又不斷湧入,新舊工作不斷累積的結果,重要的工作雖已完成,次要的事情卻可能堆積如山,「治標了,卻沒有治本!」
「把自己從忙碌中抽離,細細思考會發現,事件和事件間會有共通點。」洪偉淦指出。
例如,不同的顧客在不同的時間,來電客訴同樣的問題:拿到手中的商品序號出了問題。客服人員可能得為同樣的問題,耗費大量時間安撫客戶情緒。
此時,客服人員要試著抽離忙碌的問題處理,站在最高點綜觀整個問題的結構,理出事情發展的模式,可能會發現是最初分配序號的人出了問題。
試著找出每件問題的源頭,一次解決類似的問題,以減輕自己的擔子。洪偉淦說,最重要的,要把每次的經驗累積成個人智慧,讓自己下次遇到類似事件,能迅速找出解決的脈絡,「讓自己更聰明的調配時間」。
在工作崗位上,洪偉淦凡事不忘從忙碌的框架抽離,讓自己更透徹的思考每件事,提高工作效率。下班之後回到家,他也不忘把自己從工作情緒中抽離,靜下心來思考,「該如何陪伴家人,才能讓彼此情感更加密切」。
「要把和家人在一起的時間,嚴格看待,當作一回事!」洪偉淦有感於很多事業成功人士,忽略了與家人的互動,只要一得空,就會規劃帶家人出遊。
多數的空閒時間,洪偉淦留給家人,他會留點時間給自己做DIY。拿著小鎚子,敲敲打打做些小木工,是他熱愛的興趣。
「把自己沉溺在興趣當中,腦海自然無法思考其他事情,」他笑著說,透過這件最令他感到快樂的事情,他能順利擺脫煩躁的工作情緒。
有時候,在失眠的夜裡,只要思考該如何構圖、組裝「新作品」,煩躁的思緒便瞬間湮滅,讓他馬上入睡。
「試著把腦海,切換到不同的地方,靈感反而會不斷湧入。」洪偉淦說,專注於每個時間點,做每件事情,心情就可以獲得平衡。
【2008/01/22 經濟日報】

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