2005年12月11日 星期日

與成功有約》關鍵時刻 關鍵溝通

■ 陳珮馨
一場重要會議中,老闆突然劈頭轉向你,要你談談對專案的看法,該如何把握「關鍵時刻」,展現最佳談吐舉止,博得老闆的肯定和讚賞?
中華人力資源管理協會邀請博茂企業總經理李港生,導讀《關鍵溝通---讓你在職場脫穎而出的16大成功說話技巧》一書,幫助上班族學習抓住「關鍵」,成功秀出自己。
掌握開場30秒
讀書會席上,李港生提早現身,溫暖地叫出每一位學員的名字,談笑風生地互問近況,氣氛瞬間活絡起來。「前30秒是關鍵!」李港生說,一席演講掌握前30秒、充分展現自信,勝過接下來花30分鐘苦苦彌補,原來他不只是來「導讀」,更是身體力行「演」了一堂最佳示範。
雖然是讀書會,李港生劈頭就說「盡信書不如無書」,書看多沒有用,重要的是能融合成「智慧」,精準說出自己的看法。他當場以身作則,把《關鍵溝通》書中的16大成功說話技巧,濃縮成九大項,融入自身詮釋,分享如下:
練就九大心法
推銷點子:「好點子」別放在腦袋裡,要掌握機會,把它「賣」出去!向老闆推銷點子,別一逕描述「現象」,例如,空泛地抱怨部屬辦事沒效率,而要找到問題根源,直接講述引起現象的背後「原因」。甚至學著用「一句話」來闡述點子,如果是公開簡報,盡量不超過15分鐘,記得要展現熱忱和信心。
商業午餐演說:吃飯皇帝大,沒有人喜歡邊吃、邊聽大道理。負責午餐會報,千萬別談偉大理論,要從親身小故事著手,先想一個勁爆的標題,透過「劇情」的描述,吸引所有聽眾的心。
講故事的秘訣,首先要有具體姓名,不管是林先生、王阿明都可以,其次是敘述細節,才能引人入勝,可以透過對白或影像,增加戲劇效果。記住,時間不能超過30分鐘。
棘手的提問:面對台下一堆鬼靈精怪的提問,該如何化險為夷,才不會就地陣亡?首先,先預設問題,充分作準備;台下發言時,別皺眉、不耐煩,表現高度的興趣,謝謝對方的提問,接著把問題重組一番,依序回應。
萬一被問倒了,千萬不要神情遲疑、吞吐結巴,先稱讚對方「問得非常好」,緊接把麥克風轉往聽眾,「誰有相同的經驗,分享給大家吧!」不但氣氛炒熱了,還能順利脫身、躲掉尷尬。
敗中求勝的轉機簡報:來往廠商決定抽單,好不容易安排一場會晤,要藉此反敗為勝,首先須力邀雙方決策者出席,遊說時盡量透過表演、實驗的方式,展現優勢。
例如,一家行銷公司希望爭取藥品代理,為了向消費者說明該藥藥性溫和、不傷植物的特性,每一位成員都配戴康乃馨出席,並當場實驗給藥廠看,對方從來沒想過這招行銷手法,非常驚訝,行銷公司也就順利取得代理權。
向大老闆簡報:大老闆需要的是宏觀的見解、建設性的大方向,簡報時要提綱挈領,不超過三個重點,也不要落入瑣碎的細節,盡量引用大老闆的話、不要猛談「我認為」,使用「建議」的口吻。
務必邀請直屬主管參與會談,因為他才是關鍵人。「提早結束」也是秘訣之一,原來20分鐘的簡報,提早在15分鐘完成,可發揮畫龍點睛之效。
與上司意見相左:別急著自我澄清,上司一定有他的壓力,先發揮同理心,詢問他的內心想法:哪些最滿意、哪些最不滿意、希望達到哪些目標、完成期限等。
充分掌握上司想法後,才從企業共同需求的角度,提出具體的行動方案。強調企業需求,可以降低上司的反感,讓他感覺你是一起打拚的夥伴。結束談話前,感謝上司的聆聽,以維持關係和諧。
宣布壞消息:身為主管難免要扮黑臉,不管是減薪、取消休假、增加工作,「時機」掌握得好,可以免除許多衝突、紛爭。比如說,利用下班前、尤其是周五下班前宣布,員工雖然當時會有情緒反彈,但上班時再碰面,火氣已消了大半。
找有正當性的人,擔任宣布者也很重要,溝通時要能將心比心,充分體諒部屬的困境。面對面是最佳的溝通管道,不得已才用視訊會議、電話或書面通知。
大型聚會引言:大型聚會引言人難為,如何不落俗套,就看個人功力。一般人最直接的作法,就是把演講者的名字、頭銜、事蹟念一遍,若能從相關的「主題」切入,先強調它的重要性,或是說一個小故事,才把焦點引到演講者,往往更有效果。
激勵人心談話:激勵人心的原理很簡單,就是講一些近「人性」的話,大家都不喜歡聽訓,卻喜歡「聽故事」,所以要多講有趣、能感動人心的事情,甚至邀請聽眾參與演講,也能激發意想不到的效果。
【2005/12/11 經濟日報】

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