【經濟日報╱葛洛夫】
就工作而言，最讓我們驚慌的莫過於感覺時間不夠，做不完我們認為必須做的事情。隨著驚慌的感覺緊緊抓住我們，我們就會開始手忙腳亂，就像在時間管理方面得了「換氣過度」的毛病，結果喘得上氣不接下氣。這麼一來，對於手上的工作，只會做得愈來愈糟。
問：我管理一個部門，工作增加的速度太快，人員根本來不及補。我們必須全體動員，拚命努力，只為了趕出貨。結果，大多數人多半花時間在救火，沒有時間好好規劃，最後達到的成果也因此大打折扣。增加新人來分擔工作，似乎不太可能。請問該怎麼做，才能改善這種狀況？
答：我們好像總是有更多的工作要做，人力卻永遠不夠。然後，我們的因應之道──也是常見的模式──就是試著該做的事都去做，且或多或少同時進行。結果是：即使我們更努力，進度還是愈來愈落後。接下來，我們開始抄捷徑，想要加快腳步，但工作品質開始變糟。於是，我們發現很多事情必須重做一次，最後的結果是，工作負荷反而愈滾愈重。
到了這個地步，為了避免造成更大的問題，我們爭取到增加人手的許可，但顯然也沒有時間好好面試求職者，或是聘用之後訓練新進人員。於是，狀況就愈來愈糟…。
想要打破這種自我毀滅的連鎖反應，就必須先評估自己的能力可以做多少，也要克服想做更多的各種誘惑以及壓力。把必須做的事，按照重要性排列順序，然後從最上面一項開始做。第一件案子完成時，就全盤檢討剩下的案子，重新安排順序，因為不同的時空環境下，對優先順序的看法可能會改變，然後再著手去做當下的首要之務。
每一次都重新按照計畫的輕重緩急，排出優先順序，並且全心全力投入首要之務。這需要自律和勇氣，但確實沒有別的辦法了。
以搭公車為例，一次讓三個乘客擠進門，也不可能加快乘客上車的速度。同理，試圖做更多工作，卻超出自己與部屬工作能力的負荷，可能反而成效不彰。
雖然選擇性的取捨是必要的技巧，但我也承認，教人家做，比自己做容易多了。每一次，只要出差時間比較長，我就會再次被提醒：出發的時間，就是我在辦公室所有活動的截止期限，因為，不論我有沒有把每一件需要做的事都做完，飛機都是準時起飛的。這種沒得商量的期限，加上出差期間的待辦事項，本來是上班期間可以做的，現在卻需要事先處理，這麼一來，免不了又要在自己身上增加許多額外的壓力。
這時，我就不得不執行自己大力鼓吹的「選擇取捨法」，並發揮到極致。通常，從在辦公室的最後一天算起，倒數差不多一周前，我的腎上腺素就會開始大量分泌。我會因為生存的強烈欲望而變得冷酷無情，狠下心來檢討自己的工作負荷。我會依據某種不成文但非常嚴格的一套準則，只參與絕對必要的會議、討論主題、外出拜訪，或是接見訪客；其他的一切，我都堅持交給別人。在這種非常時期，把我需要花時間的事情延後，也是行不通的，因為經驗告訴我，回來之後又是一段忙得不可開交的混亂時期。
我的大原則就是，不要捲入自己無法完成的工作之中，至於其他事情也要盡量安排好，例如把工作轉給其他人，或是乾脆推掉。如果成功了，我就會筋疲力竭地搭上飛機，但至少沒有任何事情拖著尾巴。
如果太多事情需要我們花時間，就會造成驚慌混亂。避免這種驚慌混亂的唯一出路，就是有所取捨，也就是下定決心，選擇我們試圖完成的事，以及不會去做的事。
（本文摘自遠流出版《葛洛夫給你的一對一指導》）
【2007/10/25 經濟日報】
沒有留言:
張貼留言