2009年3月20日 星期五

個人時間管理

【經濟日報╱吳嵩浩】

在 職場競爭激烈的年代,工作時間拉長已是常態,強化工作效率才是時間管理的重點。許多成功的專業經理人,在追求工作效率上都奉行「減一」哲學,提前一小時起 跑、提前一天完成,不但能提升效率,也能擁有「修正錯誤」的空間,讓表現更完美。「減一」精神,可說是最有效的時間管理法則。

日本時間管理專家高井伸夫在《早上10點以前搞定工作》一書中提到,早上頭腦最清楚,也最不容易受到外界打擾,工作效率無形提高,早上一個小時的工作效 率,可抵過下午三個小時。他也發現,許多成功的專業經理人,習慣將每天的工作時間往前挪一至二個小時,為的就是提升工作效率。

前摩根富林明投信總經理侯明甫早上7點多就到公司,台彩公司董事長尚瑞強、亞都麗緻總裁嚴長壽每天也都提前一個小時進辦公室,他們利用這一個鐘頭的時間沈澱心情、思考策略、安排行事曆,為一整天的工作行程做準備。

提早開始一天的工作,還可給自己一個緩衝的時間,凡事提早作業,就有時間「檢查」,進而減少犯錯機會;發現錯誤時,也有充裕時間進行修正,讓工作更完美。

「提早」可說是對自我的尊重。一些日本企業雖然規定早上8點上班,但7點就有人開始工作,避免電車擠不進去而遲到、電梯來不及搭而錯失打卡時間,不是日本上班族提早上班的原因,讓工作更順利、表現更完美,才是他們的最終目的。

以晨間會議為例,優質時間管理者,不會在會議前匆忙列印文件、臨時修正簡報,這些工作早在8點前就已就緒,因此會議可以順利在一小時內結束。如果你認為, 提前一小時上班,時間還是不夠用,不妨將計畫提前一日完成吧!知名企業講師謝文憲認為,在今日職場,提前上班有時顯得緩不濟急,許多計畫應提前一天完成, 可以有24小時的空檔拿來思考、激盪、修正。

落實「減一」時間管理,反而能對工作效率與目標達成完美性「加一」。


延後下班 效益加分

除了上班時間提早,如果主動將下班時間+2,也就是晚兩個小時下班,成就可能跟著+2。

下班時間主動延後,並非強迫自己加班,而是利用在這二個小時的時間,進行抗壓與文化適應訓練。

工作超時已是常態,新進員工將上班時間主動延後,可以改變自己的生活習慣,及早為往後的加班,做好心理與家庭的調適準備。

新進員工也可利用這兩個小時,更深入了解工作與公司產品,例如閱讀公司過去的報告、熟悉企業歷史與背景,都是讓自己盡早融入新環境的方法,即使留在公司只是和同事聊天,也是有助於內部人際關係的加強。

老員工養成延後下班的習慣,對工作態度也有加分。許多會議都會超過下班時間,習慣準時下班的員工很容易心不在焉,但習慣將上班時間拉長的人,就不會坐立難安。

看來,將下班時間拉長二小時,無形中帶來的助益,遠超過二小時的加班費。


提早上班 腦袋充電

每天提早到公司,已成休閒全聯董事長傅信欽的習慣。下班時間往後延二小時,則是中華網龍協理陳誌敏最簡單的自我要求。

傅信欽表示,他早上7點會到公司附近的早餐店報到,「我帶著兩份報紙,點一杯咖啡和早點,這半小時是我每天最重要的充電時間。」接下來他會進辦公室,安排一天的工作流程。他形容這段時間就是自己腦袋開機的時間,開機後,效能最佳、效率最高,也最不容易當機。

早上8點前公司人少,最不受干擾,頭腦最清醒,傅信欽認為非常適合做各種創意的發想。

陳誌敏除了提前一小時到公司,也習慣晚點下班。他說:「很多人認為沒事早點下班,但真的沒事了嗎?」他認為員工要了解公司的線上遊戲產品,不可能像飲料一 樣,一喝就知道是酸是甜,必須經過不斷測試與使用,才能了解自家或競爭對手的產品。所以,陳誌敏要求自己和員工,下班之後儘量留在公司玩遊戲,充分了解產 品特性。

陳誌敏認為,5點或6點下班,塞車回到家可能需要二小時,但8點後回家,可能只要30分鐘,將交通時間留給工作,即使是加強與同事互動,都比塞在車陣更有意義。充分運用上班時間前的一小時,和下班後的二小時,將是時間管理進階班的第一堂課。

【2009/03/17 經濟日報】

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