2008年1月28日 星期一

時間管理》凡事早一步安排

【經濟日報╱林婉翎】

每天早上8點多,多數的上班族還在趕路,台灣安吉斯媒體集團總經理楊淑鈴,已坐在辦公桌前,把一天要進行的工作先「想過一遍」。

9點的上班鐘一響,楊淑鈴起身把總經理辦公室的門,打開一半,她解釋,「上班時,我希望盡可能把自己的時間available給大家。」只要下屬有事找她商量,隨時敲門,她隨時候命。

凡事習慣「早一步」安排到位,不因自己滿滿的行程,耽誤別人的時間安排,「不讓自己變成別人安排時間的瓶頸!」是她隨時提醒自己,運行時間管理的原則。

「我是個急性子!」拿起桌上的PDA,楊淑鈴說,一想到事情,她就拿出PDA記下來,下周的行程,早在上周末就已經規劃好,甚至,明年要進行的大事件,也早已記錄在隨身PDA中。

「做好時間管理,工具很重要!」她認為。透過PDA,她能清楚規劃行事曆,提醒自己每天要進行的活動,以清楚掌控每天的工作進度,再按部就班的進行。更重要的是,一旦有人預約面談時間,她能馬上找出空缺的時段。

去年中,楊淑鈴離開工作13年的百帝廣告,接下台灣安吉斯媒體集團總經理一職。為了讓自己能更快融入新公司,她要求自己積極參與公司內的大小事務。

此外,她親自整理五個事業部主管的聯繫資料,做成一本類似電話簿的「direct report」,以節省翻找資料耗費的時間。她 要求自己重視每個小細節,好讓自己在最短的時間,熟悉工作領域,提高工作效率。

自我要求高的楊淑鈴謙虛的說,「比起過去,我對自己現在時間的管理,還不是很滿意。」在百帝廣告13年,歷經公司規模由小到大,對公司的大小事都無比熟悉,每天可以做到「今日事、今日畢」。

如今,主掌500多人的大公司,除了要重新認識一群新夥伴,下班後的應酬也增多,她每天只能要求自己,盡可能的把「最重要的事情」處理完。

她笑說,現在只要把PDA插上連到電腦的插頭,就會忽然發現「秘書怎麼又替我安排了好幾個會議!」

即使如此,楊淑鈴仍樂在其中,從百帝到安吉斯,她把人生的每個階段,都視為不同的學習過程,即使外在環境變化,認真面對每件事情,是她堅持不變的態度。

【2008/01/27 經濟日報】

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