2005年7月1日 星期五

資誠園地》透過採購分析提升經營績效

■ 吳素環
微利時代下,為了提升經營績效,企業無不重視收入開源與支出節流。然而,由於競爭激烈,開源不僅不易,且空間相當有限,因之節流遂成為企業提升經營績效的最佳手段之一。
對於節流如何起頭徬徨無措的企業而言,我們建議可以先從健全的採購支出分析資訊著手。這類管理資訊可以協助企業透視何處有較大的節流空間,例如:分析各採購項目支出金額、供應商數及採購項目的特性,藉以辨識出哪些項目應集中採購、或加強供應商管理。
可惜地是,現代企業經常因合併/購併、系統眾多或過於老舊、未專注於採購管理或分權採購等因素,使得採購管理資訊不易整合、或品質不佳。在缺乏高品質、且適當的採購管理資訊的情況下,容易導致企業採用不適當的採購策略及流程,例如:同類採購項目過於分散,造成供應商過多而忽略了集中採購的議價效果、許多支出未透過採購系統管理、各事業單位的採購程序或控管不一致等,致使採購及管理成本高出甚多。
降低採購支出的第一步,企業需要先了解下列問題,才能找出可降低支出的領域、並對症下藥:
一、 企業採購了那些物品及項目
二、 成本花費為何
三、 向那些供應商購買
四、 供應商之間是否為關係企業
五、 何種支出有統籌控管、何種支出沒有統籌控管等
透過採購支出分析,企業可以瞭解現行的支出模式,並依各類採購項目的特性及對公司營運的影響,發展最佳的採購策略及流程。以各事業單位共通性高的採購項目為例(如文具用品、電腦週邊耗材、保全費用、清潔費等),便可採用集中採購策略,以優惠的交易條件降低採購成本。至於共通性較低的採購項目(例如特定維修零件、特殊工具等),則可授權各事業單位自行採購,以在採購效率及成本之間取得平衡點。
完善的採購支出分析是企業取得採購管理資訊一個起點,它可以依供應商別、採購項目別、事業單位別等構面進行分析,並結合其它構面分析其採購金額、供應商數、處理的發票量等,以協助企業在採購策略、供應商管理及作業流程上進行改善,達成節省採購支出、降低採購管理成本的目標。
此外,採購支出分析不僅是提供管理分析資訊的工具,更重要的是,它還能將分析資訊轉化為支出節省的機會。一般而言,透過採購支出分析可辨識出的支出節省機會如下:
一、企業可辨識出分散於多數供應商的採購項目,而將採購集中於少數供應商,以取得較優惠的交易條件及較高的折扣,並且便於管理。
二、企業可依採購項目的特性,擬定適當的集中採購策略,並使各事業單位依統籌採購合約進行採購,以量制價提升企業採購議價能力,使整體企業取得最大的折扣效益。
三、企業可了解每一供應商的交易條件及採購金額,在進行採購交易時,才能協商更有利的交易條件及選擇適當之供應商,並以合乎成本效益的方式管理供應商。
四、企業可辨識出主要支出項目為何,專注於規劃管理高額支出採購項目,擬定適當採購策略降低採購成本。
美國策略供應研究中心(CAPS)研究顯示,一般企業約有36%的支出來自非生產性的直接原料及人工費用上,而這類支出的控制通常較不嚴謹,所以經常可發現很高的支出節省機會。因此,欲跨出節流第一步的企業,不妨先著手分析這類支出,以發掘出公司潛在的節省機會。
健全的採購支出分析已為許多企業帶來卓越的支出節省效益。國外某家製藥公司分析25個事業單位共計200億美元的支出資料,並針對採購支出分析結果,改善供應商的管理及採購策略後,即發現企業預估可於三年內節省5億美元的支出,顯示了健全的採購支出分析的高效益。因之,企業應更積極檢視採購支出分析資訊是否不易取得、採購管理資訊是否不正確、是否僅有少數支出以合約方式採購、又或採購交涉力量薄弱等情況,以辨識並防堵不必要的支出,奠定企業營運及策略性採購的根基,進而提昇經營績效。
(作者是資誠企業管理顧問公司副總經理。本文。本專欄每周五刊登)
【2005/07/01 經濟日報】

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