2009年6月8日 星期一

時間效率》善做效率的自我評估

【經濟日報╱▉呂宗昕】

鴻海董事長郭台銘說:「在今天的世界,沒有『大』的打敗『小』的,只有『快』的打敗『慢』的。」

郭台銘有一次到內蒙古考察,巧遇成吉思汗的後代,於是請教他們,成吉思汗當年是如何從戈壁大沙漠揮軍遠征、攻入歐洲?

他們回答,成吉思汗是依照夏季和冬季的太陽下山的方向,來決定攻打的目標。在夏季,因為南方沙漠烈日當頭、酷熱難熬,他便向西邊偏北攻打;在冬季,因為北方天寒地凍、天候惡劣,他便向西邊偏南攻打。

郭台銘認為,成吉思汗之所以會贏,第一要件是贏在選對目標。

此外,成吉思汗的部隊行進神速,每一人帶三匹馬奔馳,由三匹馬輪流上陣。在敵軍措手不及之際,部隊早已兵臨城下,故可輕易克敵致勝。

郭台銘也指出,成吉思汗獲勝的另一個原因是速度。加快速度,即可提前達到選定的正確目標。戰場上講求速度,商場及職場上亦是如此。由速度衍生而出的效率概念,就是致勝的重要關鍵。

那麼,只要講求快速,就可以提高工作效率嗎?其實也不盡然。

工作過程的長短是以時間來估算,那麼該如何衡量工作效率呢?我以下列公式來解釋工作效率的概念:

工作效率=工作總成果/投入的總資源

其中,工作總成果等於工作完成量乘以工作品質,投入的總資源等於時間乘以心力、腦力、體力的總和。故工作效率可表示為:

工作效率=〔工作完成量×工作品質〕/〔時間×(心力+腦力+體力)〕

根據上述公式,以最少的投入總資源可完成最多的工作量,並維持最佳的工作品質,即可達到最高的工作效率。

時間僅是該公式分母的其中一項,故僅是縮短工作時間,卻未同時降低其他三項,效率的提升程度仍然有限。

此外,工作品質是分子的一項,是與時間無關的獨立項,故時間管理未必能夠顧及工作品質。

按照個人平日的工作完成量及工作品質,可區分為四大類型:

高效率工作者:工作完成量多,且維持高工作品質。

慢工細活者:注重工作品質,但工作完成量少。

粗製濫造者:工作完成量雖多,但工作品質低。

好逸惡勞者:工作完成量少,且工作品質差。

懂得掌握效率者,不但可提高工作完成量,還能同時兼顧工作品質,不會成為完成工作量甚少的慢工細活者,也不會成為隨便交差了事的粗製濫造者。

一般人對效率的概念較為模糊。為了強化自己對效率的理解及重視程度,建議採用「效率T字表」進行自我評估。

請取一張白紙,在紙上畫出大寫的T字,T字左上方寫五個字「無效率工作」,右上方也寫五個字「有效率工作」。接著在T字的左側寫出平日工作缺乏效率的事項,具有不錯效率的事項則寫在T字的右側。

請你也試著利用「效率T字表」進行分析,以瞭解自己的效率「強項」與「弱項」何在。

許多人經過一番自我評估後,會發現自己在與工作績效息息相關的重要事項上均缺乏效率,而真正具有高效率的事項卻是寥寥可數。

當你的T字表右欄的事項數目遠多於左欄時,代表你已邁向成為效率高手之路。如果不然,則請努力想辦法改善目前的狀況。

請謹記──成吉思汗靠著正確的方向與快捷的速度,打敗了敵人。

(作者是台大化工系教授)

【2009/06/01 經濟日報】

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