2007年10月31日 星期三

主管經》一會面 二來電 三書信

【經濟日報╱林行宜】
在網路發達的今日,人們已習於透過高便利性的各式電子通訊工具進行溝通。對於公務繁忙的主管而言,電子郵件、手機、即時通等,無異是效率化溝通的利器。
只不過,有些主管或因原本即不善人際溝通,或因過度仰賴電子通訊的便利性,即使溝通對象雖近在咫尺,也懶得跨過空間的距離,進行當面的溝通。
但溝通是一個複雜的歷程,除了以文字陳述內容外,也可運用聲調的大小、高低、強弱等變化,甚至運用臉部表情、肢體語言等,輔助正確的傳達訊息。運用電話等口頭溝通工具,少了肢體語言與表情的輔助,採用電子郵件等書寫溝通工具,又少了語調變化的輔助。
職場或商場上的正式溝通互動,少了表情、語調與肢體等輔助工具,便易生誤解。若沒有當面釐清,誤解便容易化為成見,一旦形成難以破解的成見,將會造成日後溝通的隱形障礙。
此外,中國人常說「見面三分情」。面對面溝通,為避免尷尬氣氛,用詞會相對婉轉,立場也會較有彈性。因此,電子通訊工具雖然方便又有效率,主管仍應多走動,多採面對面溝通,特別是複雜或機密的溝通議題,更應當面議定與討論。
若因空間限制,無法當面溝通,則應考慮先進行可以利用語調變化作為輔助的電話溝通。
至於文字溝通,應輔以當面溝通或電話溝通。例如,可在溝通前,先透過電子郵件傳輸書面資料,讓對方先行閱讀,以增進溝通效率。或於溝通完成後,透過電子郵件傳輸會談記錄,確認雙方對結論的認知是否相同。
電子郵件提高溝通的即時性與便利性,但也相對容易造成溝通的誤解。主管在處理重大議題的溝通時,須謹慎選用溝通媒介。若能交替搭配會面、電話與電子郵件等溝通工具,既可減少溝通誤解,也能透過新科技達成效率化溝通的目的。
【2007/10/31 經濟日報】

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