專案話題》正確評估專案環境

【經濟日報╱邱伯浩】

專案團隊從專案發起到結束的過程中，所處的組織、供應商環境及社會、國際環境，統稱為專案環境（project context）；專案在發起前如能正確評估、分析專案（內外）環境，不僅對專案完成有極大幫助，甚至直接影響專案成敗。

先從專案外環境談起，應該評估專案所會面臨或是將要面對的國際、產業、生態、文化、社會、政治等環境，這些巨觀的環境不但會引發專案的需求，而且也會限制專案的運作。

以兩岸交流為例，從2008年馬政府上台之後，兩岸關係密切交往，尤其是在經濟上合作交流。若是公司目前發起的專案是跨兩岸投資案，那就要密切注意兩岸會談下的各種議題，例如金融合作議題，會影響資金的取得及匯差；三通議題會影響物流成本；人才交流議題會影響專案團隊晉用等。

這些相關因素，都會直接影響跨兩岸投資案的需求增大或減少，或是增加專案執行的利基及限制。所以，評估專案外環境，對專案的成功與否相當重要。

專案有大有小，大型專案必須重視內、外環境的評估分析，而小型專案雖受外環境影響較少，但是內環境評估分析相當重要。

專案內環境的評估分析，須注意組織相關聯的組織及個人評估，如客戶、供應商、關係人、外包商等；此外，在組織內部的環境評估方面，須注意專案成員的「個人」專案管理能力及「組織」專案管理成熟度，這兩個因素最直接影響專案的成敗。

個人專案管理能力需要透過訓練學習，才可能養成。依照IPMA（International Project Management Association）的界定，個人專案管理能力包括28項主要知識、14項額外知識及18項人格特質（例如整合、評估、領導、溝通等），最後取得「專案管理師」證照，就被認定具備基礎專案能力；不過，要成為成熟的專案經理人，必須還要在執行專案中學習，才能不斷自我提升專案管理能力。

組織專案管理成熟度的重點，在於執行專案的制度與系統是否順暢，最成熟的公司總是能以組織系統來「持續改善」專案管理成熟度，並因應環境的改變。

國內企業如台塑集團及日本如豐田汽車的公司文化，就是落實「持續改善」，確保公司內部專案管理制度及流程，永遠領先同產業、甚至全球。

（作者是台灣專案管理學會產業發展副主委）

【2009/05/12 經濟日報】