2008年11月19日 星期三

時間管理》事事皆「專案」

許多經理人善用專案管理,提高工作效率。太古可口可樂董事兼總經理柯萊恩(Douglas Klein),把這個概念進一步應用在時間管理,把每件事情都視為一項「專案」(project)處理,有效提升生活效能。

每個周日晚上,是柯萊恩的專案計畫時間。他關起門、靜下心,攤開行事曆,開始規劃下周行程,按照事情的輕重緩急,先把重要事件「卡位」。

隔日進公司,他馬上和秘書確認當周行程,接著,再用不同顏色的筆,區分不同的時段,進行行事曆管理,讓自己一眼就曉得:這個時候,該做什麼事。完成初步規劃後,他就按部就班執行每項專案。

「但常有緊急事件,讓計畫會遇到些小意外。」柯萊恩說,僅管計畫周詳,仍有許多預料外的事,打亂原本的生活步調。因此,為避免自己分心原本該完成的專案,他會在電腦的桌面上,列出「每月十大重大事件」,時時提醒自己。

柯萊恩還有個習慣,就是每天8點一定準時抵達辦公室,10點鐘前,盡量不排會議、也不接電話。中間的空檔,他用來沉澱自己,思考每天需完成的工作邏輯。

令人意外的是,許多經理人喜歡使用3C商品,提升工作時效,柯萊恩卻對3C避而遠之。「可能有點年紀了!」他笑說,科技雖然方便人與人溝通,但時間卻也變得零碎,還常得耗時間處理不必要的事物。比如說,垃圾郵件。

工作總是滿檔的柯萊恩,相當樂於工作,多數的時間,幾乎都獻給工作,和生活早難分割,常回到家還得處理公事,總引來家人的小小抱怨。

問他該如何撫平家人的不滿?柯萊恩語氣堅定的說,每周在規畫,每項有關工作的專案時,別忘了,也要把家人的事,列為「專案」管理的項目之一。

【2008/11/19 經濟日報】

沒有留言: