透視鏡》團隊運作

【經濟日報╱詹文男】

專案管理似乎成為一門顯學，沒有個PMP（專案管理師）證照好像就落伍了。事實上，專案管理最困難之處不在於工具或步驟，而在於如何讓專案成員能齊一步伐向前邁進，尤其是讓成員互相扶持、互相支援。 一位朋友曾以一段文字，傳神的表達出團隊合作困難，成員各行其是、互相抱怨的實況： 有五個人，分別叫做「每個人」、「其他人」、「任何人」、「某些人」和「沒有人」。有一項很重要的工作必須完成，「每個人」都被要求去做這件工作，「每個人」都相信「其他人」會去做，「任何人」都可能去做，但是卻「沒有人」去做。 「某些人」對此感到生氣，因為那是「每個人」的工作，「每個人」都以為「任何人」都能做那個工作，然而卻「沒有人」領悟到「每個人」都不會去做，最後當「沒有人」做那件「每個人」都該做的工作時，「每個人」都責怪「其他人」。 上述劇情會不斷上演，是人性使然。因此，領導人應瞭解此一現實，就團隊的運作程序、行為，預擬或與團隊成員討論達成共識，作為團隊運作的基礎與準繩。 這包括，團隊開會的時間和地點，有效開會討論程序及技巧，會議記錄、管考追蹤的方式，預先籌劃表單、軟體系統等。 團隊運作的行為準則面，亦應事先溝通，讓專案成員有所遵循。例如：出缺席規定，準時或遲到的獎懲，發言討論的禮節，會議記錄及團隊動態資訊的傳遞方式等。 實務上，領導人可在專案推動之初，召集所有成員進行腦力激盪，形成團隊運作準則的共識。 專案團隊應鼓勵的行為，包括準時出席會議，事前有充分的準備；遵照議程開會，開會時積極參與；開誠布公的溝通，坦誠表達自己的感覺與想法；從別人的點子中 激盪新的想法；就事論事，不要人身攻擊；心胸開放、集中注意力；遵守完成工作的承諾；願意承擔風險；談話及思考時多說「我們」；相互支援等。 應避免的團隊行為則包括：吹毛求疵、負面思考；做人身攻擊，獨霸全場；喜歡操控局面，惡言相向；從一個主題跳到另一個主題；名為問問題，實為發表意見；斷章取義；逃避做決定或冷嘲熱諷；不專心、不溝通、不合作、不參與、不仔細聆聽、自顧自做其他工作……等。 任務的執行，不能全靠成員的自我要求，或者領導者的道德勸說，除了真誠的領導之外，亦有賴制度與準則的規範，盡量透過成員參與的方式達成行為準則的共識，則團隊的成功應該是可以預期的。 （作者是資策會MIC資深產業顧問兼主任） 【2008/10/03 經濟日報】