2005年7月24日 星期日

張寶誠專欄》自我管理的關鍵修煉

■ 張寶誠
時序進入仲夏,許多朋友計劃出遊,慰勞半年來的努力。但不要忘了下一個世代的中流砥柱——年輕考生們,正在這炙人的季節中,迎向生命中的關鍵試煉。更有一批甫離開校園的社會新鮮人,將要掀開個人工作生涯的扉頁。
就長期深耕經營管理的觀察與體現,筆者希望在此有人稍事休憩、有人改弦更張,也有人力圖改變的時節,給未來社會的領航菁英一些提醒。
其實,無論扮演任何角色、做任何工作、在任何崗位,自我管理能力絕對是追求成功極為重要的關鍵。我們可以發現,在知識經濟時代,隨著組織藩籬的瓦解及動態調整,知識工作者大行其道,除了具備專業知識及核心能力之外,企業必然要求員工同時擁有自我管理的能力。
第一項修煉:欲得收穫,先求諸己
《論語》說:「君子求諸己,小人求諸人。」自我管理的第一步,應從自律開端。我們發現,無論是哪一個領域,多數成功者共同的特質,就是他們通常擁有令人敬佩的自律精神。
放眼企業界成功的企業家,王永慶先生每日清晨即起做毛巾操,日復一日未曾間斷;統一集團總裁高清愿先生,用人第一原則是品德要好,他個人更是以身作則,誠實做人,實在做事,菸酒不沾;世界最大家具零售連鎖店IKEA創辦人英格瓦坎普拉(Ingvar Kamprad),儘管擁有世界數一數二的財富,依舊過著自律的簡樸生活,開十年車齡的老車,搭大眾運輸工具,搭飛機坐經濟艙……。成功人士嚴以律己的實例,不勝枚舉。管理大師彼得.杜拉克(Peter F.Drucker)曾說:「有偉大成就的人,向來都善於自我管理,但這些人畢竟是鳳毛麟角,在今天,每個人都必須學習自我管理。」以自律戰勝自我惰性,懂得要求自己的人,才是真正愛自己的人。
第二項修煉:選擇舞台,攜著舞伴
天生我才必有用,每個人都有自己擅長的領域,端看你是否找到了自己的戰場。將精力貫注在自己擅長及有興趣的事物上,工作才會愉快,衝鋒陷陣的動力才能夠源源不斷。
諾貝爾獎得主李遠哲先生曾經說過,他認為自己的工作是世界上最棒的工作,原因是:「我不但可以研究自己喜歡的事物,還有人給我錢。」其實,同樣的話也曾經出自許多專注於自己興趣領域的傑出人士口中,「在工作中感受到幸福」是他們一致的感受。
筆者記憶猶新的一部經典名片——奧斯卡影帝艾爾帕西諾 主演的《Scent of Women》(國內譯為「女人香」)一片中,主角所扮演的退休軍官對怕跳錯舞步的佳人說:「There are no mistakes in Tango. It's like life, if you get all tangled up, you tango on.」是的,人生其實沒什麼對錯,有了挫折,奮起再創就是了。對個人而言,如何找出自己擅長的領域,勇敢地去追求,也是自我管理不可忽略的一環。
第三項修煉:團隊合作,匯百川成江河
帶著國人深切的期待,在美國職棒大聯盟為國爭光的投手——王建民屢創佳績之際,我回想起棒球史上一支預算最少、菜鳥最多的窮酸球隊,卻在外界一片不看好中,不斷贏得比賽的「傳奇」。
《魔球——逆境中致勝的智慧》這本被《富比世》雜誌譽為「一本精采的棒球書,也是絕佳的企管書」的暢銷書提及:奧克蘭運動家隊摒除以往花大錢請球星的奢華策略,運用「密集安打勝過全壘打」的觀點,重新系統化的進行科學研究,專注致力於每位球員跑壘腳程、上壘機率、精準選球……等技能的提升,眾志成城,終於成為大聯盟中勝率驚人且極負盛名的球隊。
成功攀登世界第一高峰喜瑪拉亞山聖母峰的登山家,以及完成穿越南極冷冽大地的探險家,述說他們冒險犯難成功的原因。無獨有偶地,他們採取的方法頗為一致,他們並非把注意力放在世界第一高峰的頂峰,或者冰原廣大無垠的另一端,而是將漫長且充滿險阻的路程,分成階段性的里程碑,每當達到了一個目標,就給自己鼓舞、喝采,以便繼續往下一個標的挺進,就是以這種方式,超越了體力與毅力的極限,成就了不可能的任務。
【2005/07/24 經濟日報】

上周談及自我管理的三項關鍵修煉,包括第一項修煉:欲得收穫,先求諸己;第二項修煉:選擇舞台,攜著舞伴;第三項修煉:團隊合作,匯百川成江河。以下接著說明其他二項自我管理的關鍵修煉。

第四項修煉:管理情緒,蓄積奮起動力
環境的劇烈變化,無比激烈的競爭,使得壓力如影隨形地成為現代人擺脫不了的負荷,學習與逆境共處,與壓力共舞,是現代人的必修課程。無論是工作、家庭、感情、課業及人際關係上,每個人無可避免地都會遭遇到不如意、不順暢的事,有些可以克服,有些則難以超越。遭遇逆境時不妨採取「相對」的概念來看待,跳脫人、事、時、地的局限與單一觀點,有時可以得到不同的感受及解決方式。
身處逆境的因應方式不會只有一個,改變你可以改變的事物,並接受不能改變的環境與條件限制,理性地面對問題,檢視自己的優點及弱點,補強弱點,凸顯優點;面對挫折時,要相信自已,並從中學習調整自己、建立自信,盡量維持正向的思考模式。
管理情緒的方法,首重提升自我的逆境商數 (Adversity Quotient,AQ),不論是什麼樣的挫折與障礙,總有人可以超越逆境,愈挫愈勇;也有人豎白旗屈服在逆境之下?其間差異繫乎個人逆境商數的高低,AQ愈高的人,身處逆境時,愈能夠積極樂觀,勇於接受挑戰,發揮創意找出解決方案。在這充滿變數的時代,無論你擁有多高的IQ及EQ,還必須致力提升AQ。
遇到不順暢時,應多多自我激勵,為自己加油,多給自己讚美與鼓舞。也可以試著藉由改變認知改變情緒,無論事件大小,多採正面思考。管理情緒的另一個重點,是讓情緒有宣洩的出口,可以藉由深呼吸安定自己的情緒,泡澡、聽音樂、適當運動、放空靜坐也都有助於安定情緒。
第五項修煉:時間管理,目標導向創造價值
成功的人士,通常都是時間管理的高手,時間管理既是門技術也是門藝術,每個人都應不斷地學習與練習。時間是上帝所賦予人類最公平的資源,祂給了每個人每天24小時,時間管理的問題本身不在於時間,而在於如何善用及分配時間。管理時間,必須先了解時間用到哪裡?不妨利用一天的時間,記錄自己利用時間的模式,比較每件事預估花費的時間與實際用掉的時間,以檢視自己運用時間的效率與效能。
時間管理有幾個要訣:一是重視效能。把事情很快地做完,是效率;把事情很快地做完又做對,則是效能。為了達到更高的效能,有時必須改變工作習慣。二是懂得適時說NO,每天保留一段不被打擾的時間,讓工作更為專注。三是學會授權,給別人更多承擔的機會。企業中常見的狀況是,總經理做經理的事,經理做一般員工的事,一般的員工則是一個口令一個動作,被動地等待指示,這就凸顯示他們的時間管理有問題。
最後是設定優先順序,可以將80/20法則運用在管理時間上。20%的事情可決定80%的成果,80%價值來自所做的20%事情。依照這個原則,篩選出可以產生80%價值的那些20%的事,列為優先,如此時間的運用就能得到最大的效能。
此外,目標導向相當重要。有了明確目標,才能夠按部就班地把事情做好。有些人很容易將行動誤認為成就,每天忙得像陀螺一樣不停地打轉,似乎很有成就感,但實際上偏離了目標,只是瞎忙一場而已。
一日之計在於晨,善於時間管理的人其實前一晚就已經規劃妥善;一周之計在於周一,善於時間管理的人其實周末就已經有完備的思考及執行計畫。以縝密的規劃省卻執行的時間,也是時間管理的要訣之一。
自我管理是需要終身學習的學問,也是一件可以受益終身的事,更是邁向個人成功生涯的關鍵要素,人人都有必要加以修煉。
(全文完,作者是中國生產力中心總經理)
【2005/07/31 經濟日報】

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