2008年12月1日 星期一

時間管理》張金明 行程管理e指搞定

對鳳凰旅行社董事長張金明來說,手機簡訊、電子郵件是行程管理、追蹤工作進度的好幫手。

張金明是休旅業的好好先生,公司順利上櫃後,為了對每一位好友有交待,只要有人邀約,他一定會想辦法出席。

談到控管時間,張金明說,控管時間並不難,最困難的是,如何精確記住每一件事。雖然他有祕書,但由於每天在外東奔西跑,且很多朋友都是老交情,近八成邀約,都是直接打電話給他,或者是在其他場合碰面時,順便提出。

他指出,有些大老闆會以行事曆不在手上,或現在很忙為由,請別人和祕書聯絡安排時間,但這種方式不免給人刻意耍派頭的感覺。

為避免這種情況,張金明改採先記錄再安排的方法。如果時間允許,他會立即把邀約內容記錄在手機裡,或直接告訴對方手機號碼及電子郵件信箱,請他們將邀請函以簡訊或電子郵件傳給他。

收到邀請函後,他會馬上整理,並請祕書安排時間,再以電子郵件或簡訊回覆是否參加,如果排不出時間,會清楚告知原因。

張金明說,每天都有不同事情發生,很難當天處理完,透過電子郵件和簡訊溝通,雙方的思考也會更謹慎,最重要的是,如果雙方發生紛爭,也可當作證據,避免口說無憑,徒增事瑞。

為更精確掌握進度,沒有處理完的公事,張金明也會以簡訊或電子郵件轉發給自己,並載明處理狀況和下一次聯絡時間。他表示,這種方法雖然很土,卻很有效,「這麼多年來,從來沒有漏失過任何一場重要約會」。

【2008/12/01 經濟日報】

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