時間管理》零碎時間 有效利用

【經濟日報╱▉林婉翎】

走路、開車、等車等瑣碎的時間，多數人認為無法有效利用，但對前華南永昌投信副總、世新大學公共事務室主任梁彥平而言，這些生活中的空隙，最能讓她集中精神思考。 進入梁彥平的辦公室，牆上的白板，滿滿記錄當周的行程。桌上放著一本剪貼簿，貼滿連日最夯的幾則財經議題報導。 距離會議時間有些空檔，她馬上打開電腦，仔細閱讀券商寄來的分析報告，並將剪報歸檔整理。她說：「瑣碎的空檔，反而是能集中精神，做很多事情。」 兩年前，梁彥平毅然放下證券業的高薪職務，踏入學界，傳承在實務界的操盤經驗。對她而言，這不只是轉換跑道，生活步調也有了很大的變化。 她回憶，證券業的步調很快，每天8點開始，便是一連串密集的會議，為了充實會議內容，開會前，她得迅速閱讀完四大報和世界各大財經網站，快速消化、彙整出當日最新的財經訊息。 閱讀資料的同時，梁彥平也在腦子建置一個「動態資料庫」，看到與手邊研究議題相關的資訊，便馬上做記號，一有時間，就歸檔入電腦或筆記本。 由於平常積極建立資料庫，讓她能信手拈來很多資料，以因應證券業許多不可預知的突發狀況。 梁彥平指出，證券業分秒必爭，下手得快、狠、準，盤中突傳利多或利空消息，就得快速調整投資策略。 即使如此，她仍要求自己，不能自亂陣腳。趁著倒口茶的瑣碎時間，她邊思考因應對策，邊翻閱手邊的資料，穩定思緒後，馬上提出最佳解決方案。如此，就不會打亂原訂計畫進度。 不過要能快速反應每件事，得仰賴平時的準備功夫。每天下班前，梁彥平會抽出時間消化券商寄來的研究報告，接者靜心思考投資組合策略，規劃隔日操盤計畫，隔天只需視狀況部分調整。 幾年的緊湊生活，養成她的快步調，剛到學界還有些不習慣，她笑說：「已習慣亂中有序的生活，現在刻意放慢，反而腦袋容易打結。」 梁彥平選擇持續原本的生活步調，為了避免部屬追不上她的快腳，她擅用授權進行部門與時間管理，只告訴部屬大方向，執行細節由個人發揮。 首先，她清楚劃分每個人的職責，接著設計「工作日誌」，作為部屬執行時間管理的機制。在每周一的部門會議上，部屬得提出上周工作日誌檢討、本周工作進度與下周預期進度。 聽部屬把工作內容報告一輪，梁彥平等同在腦海勾勒完成部門一周的工作進度。 接下來的每一天，部屬只要按照預定行程，執行工作內容，把每天必須完成的「作業」，放在辦公室門口的小籃子裡，等她回到辦公室，馬上就能快樂收割成果。 【2008/11/23 經濟日報】