2008年2月13日 星期三

主管經》工作俄羅斯方塊

「俄羅斯方塊」是曾經風靡一時的電玩小品。遊戲中,玩家必須設法將不同形狀的方塊,調整至較佳的角度,再下放至理想的落點。若方塊聯結成排,該排方塊將消失而得分。若調整方塊的反應或速度欠佳,則方塊將迅速向上堆積。一旦方塊堆砌至頂點,將爆掉而結束遊戲。

主管就如同俄羅斯方塊的玩家。接獲新任務時,須設定工作的優先順序,並確認部屬目前工作去化的狀況,以便將工作方塊安排給有能力與工作空檔的部屬。

若工作方塊調度不佳,部屬的能力與意願尚未到位,或未注意部屬目前的工作負荷,雖部屬手頭上的工作排程均已延宕,仍持續地交付新任務。

上述種種狀況,都將造成工作方塊的累積。

當工作方塊堆壘至遠超過部屬所能承受的極限後,可能導致部屬的健康、情緒因不堪負荷而崩潰,或選擇離開。

為避免部屬提早「Game Over」,察覺部屬的工作負荷、工作投入時間、情緒狀態等,是首要之務。一旦發現部屬的身心狀態已達臨界點,須設法介入進行協助與處理。

短期而言,主管可先調整部分工作的排序,將較不急迫的工作延後,先移除一些工作方塊。或可協調其他人力資源介入,分攤一些較具時間壓力的工作,如此可再移除一些工作方塊,讓部屬可稍解壓力。

長期而言,強化部屬的工作能力或改善工作流程,提升部屬處理工作方塊的速度與效率,將能增加其工作負荷彈性與抗壓性。

部屬能消除的工作方塊愈多,表示其能力與績效愈佳。主管交付任務時,當然期望部屬能為團隊、個人,爭取最好的表現。不過,挑戰潛能的過程須循序漸進,操之過急,反不利部屬成長。

在目標設定的SMART五字訣中,「A」代表Achievable(可達成性),意即部屬須認同,所設定的目標雖具難度,但可以達成,如此,部屬才有意願挑戰目標。

同樣地,主管也須確認,部屬的整體工作負荷度是否在挑戰值之內。若部屬已臨近工作壓力的極限,則繼續投注心力與時間於工作方塊上的意願將相對降低。

最後,提醒主管交辦工作方塊時,須避開短估完工時程的盲點。或因不甚熟悉操作細節,或因高估部屬能力,主管常低估工作方塊所須耗費的人力與時間。

若在低估部屬投注時間的主觀假設之下,又未能細察部屬實際的工作投注時間、情緒與健康狀況,一味要求工作方塊的產出時程與品質,則一旦部屬因超越負荷極限而致身心失衡,或請辭時,才想方設法亡羊補牢,將為時已晚。

【2008/02/13 經濟日報】

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