2005年3月8日 星期二

效率提升》品質管理要件

■ 張昆典
舉凡商業文書、簽約文件、往來備忘錄、產品規格書、設計圖件、工程圖說,都是各行各業經常要經手的書面資料,也是生產、交易、處理事務的依據,為免出差錯,這些文件的正確性益顯重要。
在影印機未普遍、電腦應用未普及之前,文書再製不易,即使修改也要花很大力氣,因此書面資料製作都非常謹慎,正確性自然高。也因為較少再製,傳送到各相關人員手中的資料,少有差異,每個人都使用相同的文件資訊,無論溝通、處理都不容易出差錯。
但是隨著科技進步,彈指之間,各式文件都可以大幅改變,即使正式文件也經常做進版修改,因此短時間內經常有頻繁的變動與文件傳輸,稍一不慎就會忽略到新進版次的文書,甚至文件傳送速度落後於修改,致造成資訊不一致,溝通發生問題。
很多人都有這樣的經驗,與電話另一端的人說了老半天,雖然談的是同一件事,內容似乎不盡相同,甚至覺得雞同鴨講,最後謎底揭曉,原來雙方拿的雖是同一件事的文件,卻因為版次不同,意見無法溝通、談不出結論,甚至事後發現結果與預期不同。追根究柢,肇因於品管出了問題。
在變動快速的環境下做事,千萬不可自亂陣腳,反而更要遵循程序、把持原則,重視品質管理,才能有效率地做出正確的事,降低生產成本,創造利潤。做好品質管理的要件就是:製作適當的文件、適當時機交付、交到適當人手中、大家共同使用適當版次。如此做出適當的產品,品質才能確保,利潤也才能確保。
【2005/03/08 經濟日報】

沒有留言: