2004年11月7日 星期日

委外策略 點實成金【2004/11/07 經濟日報】

■ 陳依蘋

全新的組織再再造,讓服務共享的營運模式獲得普遍認同,並也使得企業朝核心業務發展成為必須,再加上不景氣的衝擊,精實(Lean)主義盛行,所有企業為了提昇競爭力,除了基礎的提昇獲利刪減成本觀念與手法不斷在使用以外,資訊科技的發展,更是讓企業經營效率提昇到更精準的層面,而資訊科技在歷經千禧年考驗後又更加蓬勃發展,這些不論在硬體或軟體概念上,提昇企業競爭力與效率的管理方法,不斷地開發與發展。
從策略面思考委外
企業流程委外就是在這樣的環境下得以廣為企業所採用,甚至被譽為21世紀的企業流程改造的下一波潮流。企業流程委外簡單地說,就是將企業本身非核心的業務委由專業的人或公司處理。
不過,企業流程委外更深的一層意義在於,當企業面臨組織改造的需要時,就變成一項非常適合的策略運用。也就是,當組織面臨合併、轉型、甚至是精簡業務規模、人事之時,委外便成為一種很好的選擇,因為它除了可以讓組織更有彈性,快速因應環境變化與需求之外,藉由委外的方式協助企業進行組織改造、流程精簡,進而精簡成本,提昇組織績效。要強調的是,成本的降低只是委外的必然結果而已,委外的最大效益是讓企業資源得以更有效的運用,所以企業委外絕對應從策略面思考,才容易成功。
同時,將組織本身非核心的業務委由專業人士處理,將可以讓該項業務以最有效益的方式處理,亦即用最精簡的資源,由最擅長的專業人士來執行,如此,不但可以讓該業務的技術層面永遠維持在最領先的狀態,同時企業也能馬上經由委外,取得過去可能需要長時間摸索與大量金錢投入的專業技術服務。
在決定是否採取委外策略時,應先思考委外可能對組織所帶來的衝擊與潛在風險,很多企業排斥委外,不外乎委外可能帶來的控制力的減弱,擔心將某一流程委外,將失去對該流程的控制力,因而有不安全感,不過,透過有效的委外管理,其實是可以加以預防的。
委外前仔細評估
此外,委外最為人所討論的,就是資料機密的外洩問題,不過,換個角度看,資料外洩的問題內部員工也有可能發生,反倒是委外廠商與公司間均訂有保密協定,就風險管理的角度來看,法律合約上的規範反而更多了一項保障。
很多員工對於委外抱持著排斥的心態,害怕自己的工作被取代,不過,企業將執行層面的行政工作委外,是必然的趨勢,企業只要以正確的心態跟員工溝通,並規劃培訓計畫讓員工可以選擇直向的深度專業發展,或是橫向的綜合發展,如此一來,經由委外,也可以讓員工與組織獲得轉型,創造更高的附加價值。
再者,對委外廠商的態度,也必須要以健康的心態面對,當然,要以互信為最基礎的開始。同時,委外並非短期的契約關係而已,真正的委外合作,應該是長期的策略夥伴,而非僅止於直接附屬的委託而已。想要從事委外的企業必須要注意,不管是企業或者是委外的廠商,都絕對要杜絕以成本為唯一或優先考量,及過分強調罰責與成本追加的不穩健契約關係,以期創造真正雙贏的委外策略夥伴關係,如此方能真正顯現委外的價值!
慎選夥伴
到了選擇委外合作夥伴的階段,在遴選委外廠商時,為了降低風險,最好選擇具有信譽與相關經驗的公司為主,此外,在遴選過程中,最好要求屆時要實際負責的相關工作人員一同前來參與面談,以便確定團隊的支援能力是否整齊,以避免委託到只有業務能力,或是只有強將弱兵的委外廠商。
要知道,委外並不是只將業務委託出去便罷,委外廠商日後的執行能力、配合程度、服務態度與回應時間,都會讓委外的效益受到影響。
在進行委外時,彼此之間一定會有銜接上的磨合期,雙方如何讓這段期間控制在最短的時間,儘快建立起彼此的默契與認同,是相當重要同時也是委外是否成功的關鍵。在開始合作的前3個月,建議企業可以對合作夥伴再次進行評估,不斷地瞭解與溝通,並透過一些測試,觀察對方的回應速度、回饋情況來更進一步確認合作夥伴的素質,經過這個階段後,相信雙方即可以通過初期的適應期間。
此外,如何讓委外廠商與公司的策略目標一致,也是委外管理相當重要的課題,因為唯有如此,委外廠商才能提供有效、有用的服務,雙方才能共同為提昇股東最高價值來同心努力。
所以,在初期即應建立起委外廠商對於公司策略的了解與共識,讓委外廠商其對公司政策非常了解,並融入公司的文化,在這樣的配合下,公司可以將資源集中在發展核心業務,強化核心競爭力,這樣的效益與成本的降低是不能拿來比擬的。
熟悉策略建立合作默契
最重要的是,如何將雙方從單純的契約關係轉化為長期的夥伴關係,必須重視後續的管理,當雙方彼此的默契與信任都建立起來之後,激勵制度與同甘共苦的長期夥伴關係管理,才會使得委外的長期價值更加的顯現,要再做進一步地合作也才有空間與價值。因為競爭是不間斷的,專業技術也是不斷更新的,如何讓雙方的組織都是在最具競爭力的狀態下,良好的激勵制度不容忽視,雙方利潤共享,或者是盈餘分紅等激勵方式,都是值得思考的方向。
因為,要真正發揮委外效益,讓企業得以在競爭激烈的全球商業環境下,不斷轉型精進,點「實」成金的委外策略思考,每一步都得踏實向前,才能發揮效益,反「縮」為盈。
(作者是會計研究月刊總編輯 ipingamy@ardf.org.tw,相關內容請見會計研究月刊11月號「點實成金!精實主義下發揮委外效益的策略運用」專題報導)

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