【經濟日報╱▉呂宗昕】
忙碌緊湊的上班生活，有時會讓人猶如身陷文件、工作和會議所構築的叢林，無法找到走出叢林的方向。
日本江戶時代，有一種特殊的職業畫師，專門繪製地圖及市井街道圖。據說他們具有「鷹眼」的特異功能，透過觀察景物，迅速記憶相對位置，便能繪出彷彿親身從空中鳥瞰的空間配置圖。
這些畫師採用立體呈現方式繪圖，並輔以西洋遠近透視畫法，使畫作格外具有臨場感，令觀者如同身歷其境，對地理環境一目了然。在尚未發明空照技術的年代，能夠畫出立體透視地圖者，自是寥寥無幾，其畫作也堪稱奇貨可居。
確實有了地圖，才能知道目前的地理位置及預定前往的方向。
在職場上，是否也需要工作的「空照圖」，讓自己一眼就看清楚，目前是往叢林的內部移動，或是已接近叢林的出口？
最好的「工作空照圖」，就是自己的工作計畫。
空照圖的範圍可由大至小，如同大家可上Google Earth看到台灣的鳥瞰圖，再看到所在城市的空照圖，最後看到自己住家上方的景觀圖一般。
工作計畫就猶如空照圖一般，範圍也可由大至小。可以先規劃長期的一個月計畫，再訂定中期的一周計畫，最後列出短期的一日計畫。
職業畫師在繪製地圖前，一定要先縱覽全景，再行觀察細部。同樣地，上班族在制訂工作計畫時，也必須先行思考一個月計畫，再規劃一周計畫，最後詳列一日計畫。
當然也可進一步拉大時間範圍，考量一季或一年的計畫等。不過一般而言，時間若是超過一個月，因變動因素過多，較不易安排詳細的工作日程，故建議列出工作清單即可。
你可在工作日誌簿或筆記本中，羅列當月預訂完成之事，做一個「To do list」的工作清單。列妥表單後，再依重要與緊急的N字型法則（請參考《時間管理黃金法則》），分別標上不同的數字序號，以決定工作的優先次序。
數字序號的標示準則如下：
重要又緊急的事情：序號「1」
重要但不緊急的事情：序號「2」
緊急但不重要的事情：序號「3」
不重要又不緊急的事情：序號「4」
按照上述原則，先將所有工作分為四大類別。接著針對各類別內的所有工作細項，分別評估其截止日期與對公司的影響度及貢獻度，在原數字序號後加上a、b、c…的符號，排列在前者代表截止日期較早或貢獻度較高，排列在後者則反之。
因此，當月的工作優先次序即是1-a→1-b→1-c→2-a→2-b→3-a→3-b→，以此類推，如此便能清楚界定出工作的適當順序。
找到正確的工作優先順序，即是增加工作效率的第一步。
（作者是台大化工系教授，作者部落格：http//successlu.pixnet.net/blog)
【2009/06/28 經濟日報】
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