2010年7月30日 星期五

不再為加班抓狂 管理時間5大法則

每天超時工作,卻總是無法好好處理最重要的事?在不同會議間疲於奔命,還得忙著應付下屬的問題?管理便利包敎你掌握五大法則,讓你輕鬆處理工作,變身聰明主管!

作者:張漢宜  出處:天下雜誌

別再忙得像無頭蒼蠅!許多主管常抱怨,自己每天超時工作、忙得要命,但重要的工作事項卻沒什麼進度,不曉得時間究竟都花到哪裡去。

管理大師彼得.杜拉克曾說,「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」

要懂得管理時間,首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。有些人做事隨性,沒有規劃;有些人有規劃,但規劃不切實際;有些人有切乎實際的規劃和時間表,但從來做不到。修練以下五項法則,從內到外做好時間管理和有效利用時間。

法則1 分辨緊急和重要

許多人常覺得自己忙得暈頭轉向,但一段時間下來檢討進度,卻落得個「無事忙」的結論,因為大部份的時間,都奉獻給了緊急卻不重要的事情。

生活和工作上的大小事,其實都可以以「緊急」為經,「重要」為緯,分為四個象限:一、重要且緊急,二、重要但不緊急,三、緊急但不重要,四、不重要也不緊急。

仔細思考上述四類事情對你的意義,來安排工作的優先順序。這四個象限,正應該是時間和精力分配的優先順序。

1.列一張表,將年度、季度及每月的工作目標列出。

2.訂出上述工作目標的進度。

3.根據重要工作目標的進度,分配每天的工作,將大部份的時間分配給「重要且緊急」和「重要但不緊急」的事。

4.用零碎時間和出外用餐時間,處理「緊急但不重要」的事。

5.盡量不要去做「不重要也不緊急」的事。

法則2 管理「被打擾」

一名媒體視覺總監外號叫「丁董」,他既不姓丁,也非「董」字輩,而是他因應「被打擾」訂下每天下午三點,有事找他的人,可以到他辦公室外按「叮咚」,其餘時間,除非既緊急又重要,否則一律「不准打擾我」。「叮咚」,於是成了他的外號。

「被打擾」,是主管的天職,每一天,每個做主管的人,不管你多忙,都會面臨部屬找你請示、討論、求救。和部屬協調出一套模式,一樣按照「重要」與「緊急」的分類,請部屬運用不同的工具和時間和你互動,比方重要又緊急的事,當然最好當下、當面溝通;重要但不緊急,則用電子郵件或固定例會溝通。

1.預留「被干擾」時間,讓其他人知道什麼時候可以去找你談事情。

2.要求部屬按事情的輕重緩急,搭配使用不同的工具和時間來「打擾」你。

3.訓練部屬把問題一次問完,讓你可以一次回答所有的問題。

法則3 在同一空間和時間 盡量做愈多事愈好

常看到有些人經常在不同空間之間跑來跑去,浪費很多時間移動。訓練自己,要移動到下一個空間前,先想一想,有沒有什麼事情,是可以一併處理的?有哪些事情,是要用到同一空間、同一工具,這些事情,最好集中處理。

譬如設定每天某個時段來統一處理回覆電子郵件,或一次把該打的電話全部打完。

檢視一天的工作表,看看自己除了在辦公室之外,是否還必須到其他單位接洽或開會,是否有些需要溝通的人與事正好在同一個地方,可以順便一次解決,省下再跑一趟的時間。

1.以「同一時間可處理」、「同一地點可處理」將工作分類。

2.明確掌握在那段時間內要處理多少事,將時間妥善分配運用。

3.打破「完美主義」迷思,別固執在某件事上,必要時加快速度。

法則4 記錄 管理 整合時間

1.從整體的角度來了解你的時間都用在哪裡:從一天、一週、一個月不同的層次來檢視,你的時間是如何用掉的。

2.抓出浪費時間的魔鬼:量化比較之後,你會驚訝地發現,原來自己竟然在某一件不重要的事情上花了那麼多的時間。找出浪費時間的癥結,就能思考如何改進。

3.了解你的「生理時鐘」:熟悉自己精力與腦力的巔峰時段。決定把這些不同層級的精力花在哪裡,在工作效率最佳的時段做最重要的事,把低潮時段用來做較不重要的事。人不可能整天發狂似地高速工作。

1.把時間列表管理,弄清楚平常都把時間用在哪些地方。

2.把零碎時間整合為完整時間。

3.哪些工作今天應做完而未完成,列入明天的工作計劃中。

4.每週固定留一點不被打擾的時間、空間給「思考」。

法則5 重要事項 設凍結點

一百分的決策,但時機延誤,比不上八十分的決策,但及時決斷。很多主管斷事拖拖拉拉,又喜歡部屬凡事請示。小事授權,大事設決策凍結點,也就是訂定最後決策的期限,期限一到,便不可再推翻原來的決策。

1.依事情的輕重緩急,訂定授權部屬自決的界線。

2.重要事項必須設定下決定的最後期限。

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