2009年5月26日 星期二

專案管理》設定階段性成功目標

【經濟日報╱邱伯浩】

任何公司推出新的專案,都希望能百分之百達成目標,替公司解決問題、創造新的機會。但是專案開始執行後,往往都無法如預期達成所望,不是進度落後就是品質太差,甚至超支預算,就算完成專案之後,反而變成公司的負擔。

例如在筆記型電腦開始普遍後,各大電腦公司積極想創造新的機會,投入新產品研發,在2003年推出改良的筆記型電腦──「平板式」電腦專案。當時宏碁一年只賣出10萬台平板電腦,只占了宏碁筆記型電腦總銷售量的5%。電腦廠商花了大筆預算推出新的專案,但沒有創造新的績效。

檢討該專案可以知道,電腦公司將筆記型電腦定位給商務人士使用,平板式電腦定位給一般大眾使用,結果市場反應相反,造成客源流向其他廠牌。

因此,「專案」開始執行之前,必須檢視有無專案成功的關鍵因素(CSF,Critical Success Factors),也就是影響專案進行順暢、達成目標的所有因素。這些因素如下:

高階主管支持專案:在公司內部高階主管從董事會、總經理、執行副總、部門經理到專案經理,由上而下地支持協助。

專案目標明確:由公司遠景導引出專案目標,再設定完成目標的各類數據,依數據完成並檢查。

專案計畫清楚可行:專案計畫的制定,須依實際專案環境狀況並配合完成期限來制定,並控制執行。

專案關係人管理妥當:專案客戶、銀行、配合廠商及公司內部的部門經理、專案團隊,須妥善管理。

專案成員的專長分布須平均:可以避免冗員及互相排擠,專案團隊才能發揮最大的效能。

有效的溝通:明確有效的溝通會讓專案進行順暢,排除不必要干擾。

若能在專案執行之前,先確定專案成功關鍵因素,並在專案開始執行之後,設定階段性成功因素,例如:軟體開發專案,其計畫是在專案開始後一個月完成,測試版是在三個月後完成等,若不能完成,則應立即修訂後再執行,以便依照所訂目標逐步完成。

(作者是台灣專案管理學會產業發展副主委)

【2009/05/22 經濟日報】

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