【經濟日報╱邱伯浩】
我在板橋某國立大學開「專案管理」課程，有大學部、在職生也有證照班，上課剛開始，為了讓學生更了解專案，幾乎花了許多時間在討論什麼是專案、專案為何失敗？因為「專案管理」課程是教導如何成功完成專案，但是如果不了解何謂專案內涵及專案失敗的原因，就不容易知道專案管理的實質內涵。
我問在職生，何謂專案？我那些在企業服務的學生，看了坊間專案管理的書，告訴我「專案就是在一定時間，為了特定目標，一次性的工作」，或工作上有冠上「專案」兩字的就是了。但這些說明往往不容易理解，無法讓專案人員明瞭工作性質。
所以我常反問學生：「在你的工作中，有沒有個要完成的目標（階段目標），而且這些工作有步驟及順序，往往又可以畫成圖表來管制並加上時間，如果用到這些圖表，這個工作就是專案」。
一說明完，幾乎所有人的工作都參與了，有的是與專案工作有互動，有的甚至是100%的專案環境工作，如學生有人負責廣告公司企劃、產品設計、室內裝潢、行銷、軟體設計等，涵蓋了各式各樣的專案環境。
接著討論大家的工作現況。答案有「我的工作超支預算」、「我的工作嚴重落後進度」、「我的工作因為預算超支所以修改原始規格」、「我的工作完成了但是驗收出現大問題」、「我的工作品質一直出錯」，或「即使完成工作，都是在最後期限完成，但往往變更設計或是犧牲品質」等。
總結大家的答案，可以知道專案共通問題的問題就是「成本超出預算」、「時間超出期限」、「品質失去控制」、「經常變更計畫（設計）」。
以上這些問題就是專案失敗呈現的現況，而專案失敗的主因常有以下幾點：
一、低估專案難度。諺語說「如果你不知道你不知道，你會以為你知道」。高階經理人容易高估自己、低估別人，錯估形勢。
二、忽略外在因素影響力。諺語說：「可以凍結關係人的要求，但無法阻止他的期望」。環境及關係人的影響力容易被忽視而造成災難。
三、目標不明確、要求不合理。諺語說：「讓九個婦女懷孕，也不能在一個月生出孩子。」
四、缺乏領導才能。諺語說：「總裁總是把工作分配給最聽話的人，也就是只聽話而不動手做的人」。
環繞在企業的各種工作，幾乎都是專案工作或是任務，從事者必須調整心態面對，若發現專案工作有預算、品質、時程等問題時，應檢討原因，再以專案管理的手法處理，切莫等閒視之，否則就是專案災難的來臨。
（作者是台灣專案管理學會產業發展副主委）
【2009/06/05 經濟日報】
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